Onboarding Guidebook to w pełni darmowe narzędzie, które możesz stworzyć ze swoim zespołem. Raz przygotowany, będzie służył Ci latami, wymagając jedynie aktualizacji pojedynczych elementów, za każdym razem, gdy do firmy dołączy nowy pracownik. Onboarding Guidebook to kompendium wiedzy dla nowych członków zespołu, które pomoże szybko odnaleźć się nowemu pracownikowi w firmie.

Co to jest Onboarding Guidebook?

Onboarding Guidebook to swoisty przewodnik dla nowych pracowników danej organizacji, który zawiera wszystkie kluczowe informacje potrzebne do zrozumienia działania firmy oraz swój szczegółowy zakres obowiązków, dostarczany przed pierwszym dniem pracy. To nie tylko dokument opisujący proces wdrożenia, ale także cenny zasób, który ułatwia adaptację w nowym środowisku pracy nowo zatrudnionej osoby. Przewodnik ten pomaga nowym osobom poczuć się pewnie już od pierwszego dnia i stopniowo zaznajamiać się z kulturą oraz procesami panującymi w firmie, dzięki czemu nowy pracownik czuje się dobrze zaopiekowany.

Co może zawierać Onboarding Guidebook?

Wprowadzenie do firmy

Opis historii firmy, jej misji, wizji oraz wartości. Ważne, aby nowy pracownik zrozumiał, do czego firma dąży i co jest dla niej najważniejsze.

Struktura organizacyjna

Wyjaśnienie, jak wygląda struktura firmy – kto za co odpowiada, jakie są poszczególne działy i jak pracownicy mogą się ze sobą komunikować. Dzięki temu nowy pracownik wie, do kogo i z czym może się udać i szybko odnajdzie się w strukturze organizacyjnej.

Proces onboardingu

Szczegółowy harmonogram pierwszych dni, tygodni, a nawet miesięcy pracy nowego pracownika. Powinien zawierać informacje o spotkaniach, szkoleniach, zadaniach oraz kluczowych celach do zrealizowania.

Zasady i procedury

Wyjaśnienie podstawowych zasad obowiązujących w firmie, np. polityki dotyczącej urlopów, pracy zdalnej, dress code’u, zasad bezpieczeństwa oraz korzystania z firmowych narzędzi.

Narzędzia pracy

Informacje o systemach i narzędziach, z których korzysta firma i osoby na danym stanowisku, obsługę sprzętu firmowego. Jak się do nich logować, jak obsługiwać najważniejsze oprogramowanie i kogo pytać o pomoc techniczną.

Kultura organizacyjna

Ważnym elementem jest opis kultury firmy – jakie są oczekiwania dotyczące współpracy, komunikacji oraz norm społecznych w zespole.

Kontakt do kluczowych osób

Lista osób, do których nowy pracownik może się zgłosić z pytaniami dotyczącymi różnych tematów (HR, sprawy techniczne, kadry, itd.).

Jak przygotować Onboarding Guidebook?

Dostosowanie do specyfiki firmy

Każda firma jest inna, dlatego ważne jest, aby guidebook był odzwierciedleniem jej unikalnej kultury i wartości. Dokument ten powinien być spersonalizowany i dostosowany do specyfiki branży oraz struktury organizacyjnej.

Zrozumiały i przystępny język

Unikaj zbytniej formalności. Postaw na jasny, przyjazny ton i prosty język, który sprawi, że nowy pracownik szybko i bez stresu odnajdzie się w nowym środowisku.

Interaktywna forma

Zamiast tradycyjnego, statycznego PDF-a, możesz rozważyć interaktywną wersję online. Może ona zawierać linki do materiałów wideo, zasobów wewnętrznych oraz formularzy, które ułatwią proces onboardingu.

Regularna aktualizacja

Świat biznesu się zmienia, podobnie jak zasady funkcjonowania firmy. Pamiętaj, aby regularnie aktualizować Onboarding Guidebook, aby zawsze zawierał najświeższe informacje.

Zbieranie feedbacku

Warto zapytać nowych pracowników, jak oceniają przygotowany guidebook i jakie mają sugestie na jego poprawę. Dzięki temu dokument będzie stale ewoluował i lepiej odpowiadał na potrzeby kolejnych osób.

Jakie korzyści przynosi Onboarding Guidebook?

Wprowadzenie Onboarding Guidebooku do procesu wdrożenia przynosi wiele korzyści zarówno firmie, jak i nowym pracownikom:

Szybsza adaptacja

Dzięki jasnym i przystępnym informacjom, nowi pracownicy mogą szybciej zrozumieć funkcjonowanie firmy, co pozwala im szybciej osiągać pełną efektywność w pracy.

Zmniejszenie stresu

Onboarding Guidebook eliminuje wiele wątpliwości i niejasności, które mogą pojawić się na początku pracy, co znacząco obniża poziom stresu i niepewności.

Zwiększenie zaangażowania

Pracownicy, którzy od samego początku czują się odpowiednio wdrożeni, są bardziej zmotywowani i zaangażowani w życie firmy.

Jednolicie przeprowadzony onboarding

Onboarding Guidebook pomaga utrzymać spójność we wdrażaniu nowych pracowników, niezależnie od tego, kto odpowiada za ich wprowadzenie do firmy.

Zwiększenie retencji pracowników

Pracownicy, którzy od początku czują się wspierani i mają dostęp do kluczowych informacji, rzadziej decydują się na opuszczenie firmy w pierwszych miesiącach pracy.

Przykłady ciekawych Onboarding Guidebooków/Employee Handbooków

Szukasz inspiracji? Mam dla Ciebie przykłady kilku ciekawych dokumentów przygotowanych przez inne firmy, które są ogólnodostępne i kultowe w środowisku HRowym.

GitLab

Handbook GitLab jest ogólnodostępnym kompendium wiedzy na temat wszelkich procesów, narzędzi, zasad itd. panujących w firmie. GitLab jest firmą stawiającą na asynchroniczność pracy i dużą samodzielność, dlatego dba o dobre dokumentowanie wszelkich informacji, żeby wyprzedzać potencjalne pytania. Ciężko znaleźć bardziej rozbudowany i kompleksowy Handbook – polecam się zapoznać 🙂

Valve

Valve w swoim Handbooku stawia przede wszystkim na przedstawienie swojej unikatowej kultury organizacyjnej. Zamiast skomplikowanych procesów, opowiada o swobodzie, którą dają swoim pracownikom oraz „jak się odnaleźć w tym chaosie” 🙂

Netflix

Jeden z bardziej znanych w środowisku HRowym, przedstawiający kultową kulturę organizacyjną Netflixa.

Podsumowanie – skuteczny proces onboardingu pracowników

Onboarding Guidebook ułatwia proces wdrożenia, minimalizuje stres nowego pracownika i pozwala na szybsze osiągnięcie pełnej produktywności. W efekcie przyczynia się do budowania zaangażowanego i lojalnego zespołu, który lepiej funkcjonuje w długim okresie. Warto zatem poświęcić czas i zasoby na jego stworzenie, by proces wdrażania nowych osób przebiegał sprawnie i zwiększyć jego efektywność po okresie wdrożeniowym.

Jeśli jeszcze nie masz własnego Onboarding Guidebooka w swojej organizacji – może warto pomyśleć o jego wdrożeniu?