Każdy z nas szukał kiedyś pracy i ma ogólny obraz, jak wygląda proces rekrutacji – mniej więcej: wysyłamy CV, idziemy na rozmowę kwalifikacyjną i dostajemy informację zwrotną… jednak w przypadku rekrutacji IT niekoniecznie się to sprawdzi. Powstają coraz to nowsze “standardy” na rynku pracy a firmy walczą o dobrych Pracowników. Zanim przejdziesz do napisania i wstawienia ogłoszenia, powinieneś/powinnaś odpowiedzieć na kilka kluczowych pytań. 

Jeżeli nie wiesz jak powinny wyglądać etapy rekrutacji lub chcesz zwiększyć skuteczność swoich obecnych rekrutacji – ten poradnik jest dla Ciebie. W poradniku skupiamy się na rekrutacji IT, ale sprawdzi się on również w przypadku innych branż. Przygotowaliśmy gotową Checklistę, która w wygodny sposób przeprowadzi Cię przez wszystkie etapy procesu rekrutacji.

Etap 1: Stworzenie profilu Kandydata (Candidate Persony)

Pierwszy etap to przeanalizowanie, jakich Kandydatów poszukujesz. Dzięki temu w dalszym procesie przyciągniesz właściwych Kandydatów oraz przeprowadzisz lepszą selekcję Kandydatów. Profil Kandydata to absolutna podstawa, na której będziesz budował dalszy proces rekrutacyjny. Na jakie pytania musisz odpowiedzieć, żeby przygotować dobry profil Kandydata?

1. Jak będzie wyglądał typowy dzień pracy? 

Na początku zastanów się, jak będzie wyglądał typowy dzień pracy nowego Pracownika. Dzięki temu łatwiej Ci będzie określić, jakich umiejętności dokładnie poszukiwać u Kandydatów.

Zastanów się:

• Z jakimi narzędziami będzie pracował na co dzień? – także na narzędzia do organizowania pracy, np. tablice projektowe

• Jakich technologii będzie używał na co dzień?

• Jakie są metodyki pracy w Twoim zespole? – np. Scrum / Waterfall

• W jakim trybie będzie pracował? – zdalnym, hybrydowym, stacjonarnym

• Czy będzie pracował/-a bezpośrednio z Klientem?

• Do jakiego projektu będzie przypisany?

• W jakim zespole będzie pracował?

• Czy będzie pracował w ściśle ustalonych godzinach?

• Jakie będzie obłożenie zadaniami? – czy będzie pracował pełnym wymiarze godzin?

• W jakich językach będzie pracował na co dzień?

• Jakie dokładnie zadania będzie wykonywał na co dzień?

2. Jakie umiejętności powinien mieć Kandydat?

Po odpowiedzeniu na pytanie o typowy dzień pracy, powinieneś/powinnaś już mieć konkretny zarys, co musi umieć nowy Pracownik. Możesz teraz zrobić pełną listę wymagań.

Wypisz wszystkie wymagane:

Technologie

• Języki programowania: frontendowe / backendowe

• Frameworki

• Bazy danych

• Repozytoria

• Konteneryzacja (np. Docker) / DevOps / Chmury

• API

• Dobre praktyki pisania kodu / wzorce projektowe: KISS, DRY, YAGNI, SOLID

• Testy manualne / automatyczne

• Zasady code review

Narzędzia

• Tablice projektowe: Trello / Jira / ClickUp / inne używane w Twoich projektach

• Komunikatory: Teams / Slack / Google Workspace

• Narzędzia do tworzenia dokumentacji: np. Confluence

• Inne narzędzia do organizacji codziennej pracy

Dodatkowo zwróć uwagę na

• Znajomość języków obcych

• Umiejętności mile widziane – czy Pracownik może się czegoś nauczyć w trakcie pracy?

3. Jakie doświadczenie powinien mieć Kandydat? 

Zastanów się, czy poszukujesz osób, które mają już kilkuletnie doświadczenie w pracy na tym stanowisku, czy może wolisz zatrudnić osobę z mniejszym doświadczeniem. Osoby na poziomie Juniorskim będą początkowo mieć mniejsze oczekiwania finansowe, jednak będą również potrzebować większego wsparcia i opieki w codziennej pracy.

Warto podzielić wymagany poziom wiedzy i doświadczenia na konkretne obszary

• Przejrzyj listę wymagań i zastanów się, które umiejętności są kluczowe w Twoim projekcie, i określ, jaki poziom zaawansowania będzie wymagany od Kandydatów.

• W branży IT używa się określeń Junior / Mid / Senior jako trzystopniowa skala zaawansowania w danym obszarze / na danym stanowisku.

4. Jakie kompetencje miękkie powinien mieć Kandydat? 

Na podstawie codziennych zadań Pracownika i trybu pracy, możesz określić jakie kompetencje miękkie powinien/powinna mieć Kandydat. 

Mogą to być:

• Komunikatywność

• Doświadczenie w pracy z Klientem

• Organizacja pracy własnej (ważna w trybie zdalnym)

• Praca zespołowa

• Doświadczenie w pracy w projektach o podobnej specyfice – czy jest to model produktowy / projektowy

• Doświadczenie w zarządzaniu zespołem – w przypadku rekrutacji np. CTO – oraz rozdzielaniu zadań, planowaniu pracy Programistów(-ek)

5. Jaka kultura pracy panuje w Twoim zespole? 

Ważnym aspektem, na który powinieneś/powinnaś zwrócić uwagę, jest dopasowanie do istniejącego zespołu. Warto dopytać Kandydatów o jego preferencje względem formy komunikacji, trybu pracy, itd.

Zastanów się:

• Jakie cechy dominują w Twoim zespole? 

• Jaki sposób komunikacji preferujecie? Czy komunikujecie się asynchronicznie, czy poprzez calle?

• Jakie jest flow waszej pracy? Czy Twoi Pracownicy preferują pracę samodzielną, czy cenią sobie teamwork i dobrą atmosferę?

• Czy ważne są dla Was spotkania w biurze / spotkania integracyjne?

Etap 2: Analiza rynku i budżetu oraz ustalenie warunków współpracy

Kolejny etap rekrutacji to research na temat obecnych stawek rynkowych i ofert konkurencji. Dzięki temu będziesz wiedział, jakich warunków zatrudnienia będą poszukiwać Kandydaci oraz skonfrontować to je swoim budżetem. Będziesz wiedział jak wyróżnić się na tle konkurencji i przyciągnąć odpowiednich Kandydatów.

1. Sprawdź stawki rynkowe na dane stanowisko

Obecne stawki możesz sprawdzić na portalach pracy takich jak: 

• NoFluffJobs (oferty tylko z widełkami), 

• JustJoinIT, 

• BulldogJobs, 

• Pracuj.pl,

• czy dla stanowisk mniej technicznych na RocketJobs.

2. Ustal swój budżet

Na podstawie researchu wiesz już, jakie wynagrodzenie powinieneś/powinnaś zaoferować Pracownikowi na danym stanowisku i z konkretnym poziomem doświadczenia. 

Teraz możesz ustalić:

• Jakie wynagrodzenie możesz zaoferować nowemu Pracownikowi?

• Jaki masz budżet na ewentualne benefity pozapłacowe?

3. Ustal warunki współpracy

• Jaka będzie forma umowy (B2B, UZ,UoP)?

• Jaki będzie wymiar czasu pracy?

• Czy oferujesz benefity pozapłacowe?

• Jaki będzie tryb pracy (zdalny, hybrydowy, stacjonarny)?

• Czy oferujesz płatne dni wolne (na UZ/B2B)?

Etap 3: Przygotowanie i publikacja ogłoszenia o pracę

Kiedy masz już dokładny profil Kandydata i warunki współpracy, możesz przejść do napisania i publikacji oferty pracy.

Co powinien zawierać opis oferty pracy?

• Nazwa stanowiska: Junior / Mid / Senior + rola

• Ogólny opis stanowiska: dlaczego szukasz nowego Pracownika, jaka będzie jego rola w Twojej firmie?

• Wynagrodzenie – konkretna kwota lub widełki

• Forma umowy: B2B / UZ / UoP

• Informacja, od kiedy chcesz zacząć współpracę

• Informacja o okresie próbnym i ile trwa

• Model pracy – zdalny / hybrydowy / stacjonarny

• Opis firmy – kim jesteście, czym się zajmujecie, jakie macie projekty, jak się u was pracuje

• Ustalone wymagania i umiejętności – z podziałem na wymagane i mile widziane

• Zadania na tym stanowisku

• Benefity pozapłacowe + czy dostarczasz potrzebne narzędzia do pracy (i jakie)

• Dodatkowo: dobrze jest opisać dalsze etapy rekrutacji

• Ważne: klauzula RODO

Pamiętaj, żeby być szczerym pisząc ofertę pracy i podawać realistyczne warunki współpracy. Dzięki temu będziesz miał pewność, że osoby aplikujące będą zadowolone z potencjalnej współpracy, mając realistyczne oczekiwania.

Pamiętaj, żeby nie podawać wygórowanych wymagań pisząc ofertę pracy – podziel je na mile widziane i konieczne, żeby nie zniechęcić pasujących Kandydatów.

PRO TIP: Dla usprawnienia przygotowaliśmy gotowy prompt do użycia w ChatGPT, który zbierze Twoje notatki i skonstruuje gotowe ogłoszenie. Pobierz go razem z gotową Checklistą procesu rekrutacji.

Otrzymaj bezpłatną CHECKLISTĘ:

Gdzie opublikować ogłoszenie?

Najpopularniejsze portale z ofertami pracy w branży IT to:

• NoFluffJobs,

• JustJoinIT,

• RocketJobs (stanowiska mniej techniczne),

• BulldogJobs,

• Pracuj.pl (ogólny portal, nie skupiony stricte na IT).

Etap 4: Selekcja nadesłanych CV

Candidate Persona tworzy czytelną checklistę, według której możesz sprawdzać aplikacje i wybrać najbardziej dopasowanych Kandydatów.

Pamiętaj, żeby zagospodarować czas na weryfikację CV Kandydatów. Jeżeli nie jesteś sam w stanie tego zrobić, możesz np. skorzystać z usług wirtualnego Asystenta/Asystentki.

Aby usprawnić proces umawiania rozmów rekrutacyjnych, możesz użyć takiego narzędzia jak np. Calendly: dzięki temu Kandydat(-ka) może sam(-a) wybrać dogodny termin na podstawie Twojego kalendarza.

Na co zwracać szczególną uwagę? 

Czy Kandydat:

• wymienia wymagane narzędzia i technologie

• ma doświadczenie na tym stanowisku, popierające wymienione umiejętności w praktyce

• ma doświadczenie w pracy w podobnym środowisku, np. czy pracował:

  • w firmie projektowej / produktowej? 

  • w scrumie / innej metodyce?

  • zdalnie / stacjonarnie / hybrydowo? 

  • w podobnej branży (jeżeli jest to istotne na danym stanowisku)?

Etap 5: Rozmowa rekrutacyjna

Podczas rozmowy z wybranymi Kandydatami skorzystaj z profilu Kandydata. Na tej podstawie możesz przygotować wcześniej pytania, które sprawdzą dokładnie to, co jest ważne na tym stanowisku.

Pamiętaj, żeby podczas rozmowy kwalifikacyjnej robić notatki, które pozwolą Ci “wrócić do niej” na etapie ostatecznej decyzji. Warto przygotować wcześniej przestrzeń na notatki z podziałem na kategorie: doświadczenie, umiejętności, oczekiwania, itd.

Jaki powinien być przebieg rozmowy?

1. Przedstaw krótko siebie i swoją firmę, opowiedz o danym projekcie, o technologiach jakich używacie, o metodyce pracy.

2. Przejdź “od ogółu do szczegółu” – najpierw zapytaj o ogólne doświadczenie, a następnie zbadaj konkretne umiejętności, znajomość narzędzi, metodyki pracy, itd.

3. Zadaj pytania dotyczące oczekiwania Kandydata – czy na pewno się pokrywają z tym, co możesz zaoferować i jak wygląda współpraca z Twoją firmą.

4. Podaj Kandydatowi informację, jakie są dalsze etapy rekrutacji i kiedy może się spodziewać informacji zwrotnej.

Jakie najważniejsze pytania powinieneś/powinnaś zadać na rozmowie rekrutacyjnej?

• Jakie jest Jego dotychczasowe doświadczenie na danym stanowisku?

• Jakie jest Jego doświadczenie z technologią / narzędziem X? – co Kandydat dokładnie robił do tej pory i jak ich używał

• W jakich projektach pracował? Czy był to model produktowy / projektowy?

• W jakim trybie do tej pory pracował? (zdalnie, hybrydowo, stacjonarnie)

• Jaki tryb pracy preferuje?

• Jak organizuje swój dzień pracy?

• W jakim zespole do tej pory pracował? (z jakimi Specjalistami, wielkość zespołu).

• Możesz zadać pytania sytuacyjne związane ze specyfiką danego stanowiska – co zrobiłby w sytuacji X? 

• W czym chciał by się dalej rozwijać?

• Czy preferuje pracować samodzielnie / w zespole?

• Dlaczego poszukuje nowej pracy?

• Zapytaj o oczekiwania nt. warunków współpracy – wynagrodzenie, wymiar czasu pracy, rodzaj umowy (UoP / B2B / UZ)

• W jakim obszarze chce się dalej rozwijać?

• Od kiedy może zacząć współpracę?

• Czy ma jakieś dodatkowe pytania?

• Czy jest otwarty na wykonanie zadania?

Etap 6: Zadanie rekrutacyjne

Zadanie rekrutacyjne powinno służy sprawdzeniu kompetencji Kandydatów w praktyce.

Wykonanie zadania praktycznego nie powinno również zająć więcej niż 2 godziny – Kandydat wykonuje je w swoim prywatnym czasie, dlatego nie powinno być zbyt długie – szanujmy Jego czas, tak samo jak oczekujemy wzajemnego szacunku podczas współpracy.

Przykładowe zadania

• Programista: napisanie kodu z użyciem danego języka / frameworku, dodatkowo możesz poprosić o użycie np. API, repozytorium, dokeryzacji. Poziom zaawansowania można ocenić po jakości kodu.

• Tester: rozpisanie scenariusza testowego dla wybranej strony, sprawdzenie priorytetyzacji testów.

• Project Manager: rozpisanie tablicy projektowej dla wybranego case’a Klienta.

Pamiętaj, żeby rozdysponować czas dla Programisty, który sprawdzi zadania programistyczne wybranych Kandydatów. Jeżeli brakuje Ci dostępnej osoby, która może sprawdzić zadanie, możesz znaleźć osobę, której zlecisz to jednorazowo, np. na portalu useme.

Etap 7: Podjęcie decyzji o podjęciu współpracy

Kiedy przeprowadzisz rozmowy z wybranymi Kandydatami oraz dostaniesz rozwiązane zadania rekrutacyjne, możesz przejść do podejmowania decyzji, z kim chcesz podjąć współpracę.

Pamiętaj, żeby przesłać informację zwrotną każdej osobie zaangażowanej w proces rekrutacji. Dzięki temu dbasz o swój wizerunek (Employer Branding) jak i Candidate Experience. 

Na co zwracać uwagę przy podejmowaniu decyzji?

• Czy Kandydat wykazał znajomość technologii, które są wymagane?

• Czy ma poziom wiedzy, którego wymagam? (Junior / Mid / Senior) – m. in. na podstawie zadania

• Czy pracował w podobnym środowisku / specyfice pracy / projektach?

• Czy zna używane u nas narzędzia?

• Czy ma wymagane kompetencje miękkie?

• Czy będzie pasował do istniejącego zespołu?

• Czy oczekiwania Kandydata pokrywają się z tym, co oferuję jako pracodawca?

Zadbaj o feedback. Jak go przekazywać na każdym etapie?

• Idealnie informację zwrotną powinien dostać każdy zaangażowany w proces rekrutacji. Ułatwia to np. system ATS, który umożliwia zautomatyzowanie przekazywania feedbacku.

• Im dalej Kandydat jest w procesie rekrutacji, tym szerszy feedback powinien/powinna dostać – dla poszanowania czasu i zaangażowania, który włożył w proces rekrutacji.

• Dobrze jest poinformować Kandydata, dlaczego nie możesz obecnie z Nim podjąć współpracy.

• Po zadaniu rekrutacyjnym dobrze jest dać informację, czego w nim zabrakło.

Etap 8: Formalności związane z zatrudnieniem i zaplanowanie procesu wdrożenia

Ostatni etap rekrutacji to przygotowanie dokumentów, podpisanie umowy oraz zaplanowanie onboardingu. 

Najważniejsze kroki

• Odpowiednio wcześniej wyślij umowę, aby Kandydat mógł się z nią zapoznać przed podpisaniem umowy, a dokumenty zostały domknięte przed pierwszym dniem

• W przypadku przede wszystkim programistów, pamiętaj o procesie przekazania praw autorskich

• Przygotuj umowę o zachowaniu poufności

• Zaplanuj odpowiednio proces wdrożenia – kto będzie musiał się zaangażować we wprowadzenie nowego Pracownika, ile powinien trwać, zapewnij odpowiednie materiały, narzędzia i dostępy

• Zaplanuj zapewnienie sprzętu do pracy

• Dobrze jest wcześniej poinformować nowego Pracownika, czego może się spodziewać podczas wdrożenia / okresu próbnego

• Dobrą praktyką jest przygotowanie Onboarding Guide’a, żeby nowa osoba wiedziała, kto kim jest i jaka jest struktura firmy

Podsumowanie

Gwarantuję, że jeżeli przejdziesz przez powyższe etapy, Twój proces rekrutacji będzie odpowiednio zaplanowany i skuteczny 🙂 Rekrutacja IT, wbrew ogólnej opinii, nie musi być skomplikowana.

Dla ułatwienia przygotowaliśmy dodatkowo gotową CHECKLISTĘ, która w wygodny sposób przeprowadzi Cię przez wszystkie etapy procesu rekrutacji.

Otrzymaj bezpłatną CHECKLISTĘ:

Jeżeli proces rekrutacji nadal wydaje Ci się zbyt czasochłonny / potrzebujesz Pracownika na teraz / rekrutacje pojawiają się u Ciebie regularnie, możesz rozważyć:

• Zatrudnienie Rekrutera in house: najlepsze rozwiązanie, jeżeli rekrutacje pojawiają się często.

• Wsparcie agencji rekrutacyjnej / rekrutacja Pracowników w outsourcingu (RPO): najlepsze rozwiązanie, jeżeli nie masz czasu na planowanie i przeprowadzanie procesu rekrutacji i potrzebujesz regularnego wsparcia w przyszłych rekrutacjach / pojawiają się u Ciebie “falowo”.

• Skorzystanie z usługi outsourcingu / bodyleasingu: najlepsze rozwiązanie, jeżeli masz potrzeby “na wczoraj”.

Skorzystanie z usługi zewnętrznej to na pewno m. in. oszczędność czasu, szybszy proces rekrutacji i zaopiekowany Candidate Experience / Employer Branding.

Jeśli szukasz wsparcia w przeprowadzeniu rekrutacji Pracowników IT, umów bezpłatną konsultację z Naszym CEO i HR Managerką, podczas której doradzimy, jak zorganizować proces rekrutacji Pracowników IT w Twojej firmie. 

Potrzebujesz wsparcia w zorganizowaniu procesu rekrutacji? Umów się na niezobowiązującą rozmowę – doradzimy Ci, jak powinien przebiegać w Twojej firmie:

Dowiedz się więcej na temat Naszej usługi rekrutacji: REKRUTACJA SPECJALISTÓW(-EK) IT