Masz tutaj laptopa, hasło do e-maila i pracuj, good luck. Brzmi znajomo? 😉 Na całe szczęście proces Onboardingu to coraz gorętszy temat w branży HR. Jeden, główny wniosek który na pewno możemy wyciągnąć, to: warto nad tym procesem się bardziej pochylić. Nie tylko z perspektywy nowego Pracownika, ale też z perspektywy biznesu. Dobrych Pracowników chcemy zatrzymać w naszej firmie dłużej niż na okres próbny. W końcu przeszliśmy już przez całe planowanie i przeprowadzanie procesu rekrutacji, który nie tylko kosztował nas dużo czasu, ale też pieniędzy.

Jak w takim razie dobrze wdrożyć nową osobę do firmy? W tym poradniku opowiem więcej o kluczowych krokach wdrożenia nowego Pracownika do firmy oraz dobrych praktykach, które warto wprowadzić w Twojej firmie. Mam dla Ciebie również DARMOWĄ CHECKLISTĘ – możesz ją pobrać i wygodnie odhaczać po kolei wszystkie etapy Onboardingu.

Czym jest proces Onboardingu nowego Pracownika?

Onboarding to inaczej proces wdrożenia nowego Pracownika do Twojej firmy i na nowe stanowisko. Służy zapoznaniu nowej osoby ze specyfiką stanowiska oraz strukturą i funkcjonowaniem firmy. Na Onboarding składają się również wszelkie formalności związane z zatrudnieniem, takie jak dokumentacja, przyznanie dostępów do benefitów czy szkolenia BHP. Planowanie Onboardingu ma przede wszystkim usprawnić cały proces oraz zadbać o dobre przygotowanie do wykonywania nowej roli, jak i zadbać o dobre doświadczenie nowej osoby z procesu adaptacyjnego.

Jakie korzyści daje dobrze zaplanowany i przeprowadzony Onboarding?

Dobry Onboarding daje korzyści zarówno nowej osobie, jak i Twojemu biznesowi. Poniżej wymieniam kluczowe korzyści płynące z dobrze zaplanowanego i przeprowadzonego procesu Onboardingowego.

Oszczędność kosztów

Procesy rekrutacji kosztują. Masz za sobą cały proces, który jest wymagający, szczególnie, jeżeli szukasz doświadczonej osoby (przede wszystkim Programisty). Z tego względu nie chcemy mieć konieczności przeprowadzać go znowu po 3 miesiącach – zamiast tego zależy nam, żeby jak najdłużej zatrzymać nową osobę w naszej organizacji.

Oszczędność czasu

Podobnie jak powyżej. Rekrutacja kosztuje nie tylko pieniądze, ale też czas. Zamiast wracać od nowa do całego procesu, lepiej dobrze zaplanować i ułożyć wdrożenie nowych osób w naszej firmie, żeby zadbać o ich dobre doświadczenie z procesu onboardingu, szybszą adaptację oraz chęć pozostania z nami na dłużej.

Dobrze spisany proces onboardingu to długoterminowa oszczędność czasu. Nie tylko dzięki temu masz gotowy plan na przyszłość, ale możesz też w łatwy sposób powierzać część jego realizacji innym osobom – np. Wirtualnemu Asystentowi/Asystentce. Spisany plan i checklista pomoże przejąć część procesu nawet osobom nie będącym bezpośrednio częścią Twojej organizacji.

Lepsze doświadczenie nowego Pracownika (Employee Experience)

Od samego początku budujesz lojalność nowej osoby wobec Twojej firmy oraz wizerunek jako Pracodawcy w jej oczach (w ramach działań Employer Brandingowych). Lepsze doświadczenie to mniejszy stres oraz zwiększenie szansy na długą współpracę. Pamiętaj, że zadowolony pracownik to adwokat Twojej firmy.

Szybsze wdrożenie i większa skuteczność nowego Pracownika(-czki) długoterminowo

Dobrze zaplanowany proces Onboardingu sprawia, że nowa osoba szybciej wdroży się do firmy, w wykonywanie nowych obowiązków, szybciej stanie się w pełni samodzielna oraz zacznie osiągać zamierzone cele. Braki w przekazaniu koniecznej wiedzy i praktyk mogą prowadzić do powielania błędów podczas późniejszej współpracy – możemy niesłusznie zakładać, że Pracownikowi brakuje kompetencji, a jest to tak naprawdę skutek braków w Naszym procesie onboardingu.

Mniejsza rotacja Pracowników

Dobrze wdrożona osoba, która ma pozytywnie doświadczenia z procesu Onboardingu, chętniej zostanie z Tobą na dłużej i będzie lojalna wobec firmy.

Dbanie o wizerunek firmy (Employer Branding [i nie tylko])

Dobry wizerunek jako Pracodawca wpływa na atrakcyjność Twojej firmy przede wszystkim w oczach Pracowników i Kandydatów, ale też potencjalnie jako usługodawcy. Pamiętaj, że Klienci mogą zwracać uwagę na wartości jakimi się kierujesz oraz jak traktujesz współpracę z Pracownikami. Zadowoleni Pracownicy będą adwokatami, i będą szerzyć dobre słowo na temat firmy.

Ile powinien trwać proces Onboardingu?

Okres próbny to zazwyczaj 3 miesiące, po których następuje rozmowa i w idealnym scenariuszu – zaproszenie nowego Pracownika do dalszej współpracy. Onboarding Pracownika to procesy przed pierwszym dniem pracy, po podjęciu decyzji o podjęciu współpracy, oraz okres próbny, po którym Pracownik powinien być już samodzielny w wykonywaniu codziennych obowiązków. Tak więc okres Onboardingu to zazwyczaj około 3 miesiące, choć zależy to od zaawansowania stanowiska oraz tego, na ile osoba przychodząc do firmy jest już gotowa do jego wykonywania.

Jak dobrze przeprowadzić Onboarding? Krok po kroku

Pamiętaj, że okres Onboardingu zaczyna się już przy podjęciu decyzji o współpracy (Pre-Onboarding), przed rozpoczęciem pierwszego dnia pracy. Wtedy zaczynasz przygotowywać Zespół do pojawienia się nowej osoby, organizować konieczne narzędzia, przygotowywać dokumentacje i inne formalności, oraz przygotowywać osobę do pierwszego dnia pracy i procesu wdrożenia. Nowa osoba powinna być dobrze zaopiekowana już przed rozpoczęciem pracy.

Formalności

Dokumentacja

Czyli wszelkie umowy oraz inne dokumenty konieczne do podpisania przed rozpoczęciem pracy. Dobrą praktyką jest przesłanie ich odpowiednio wcześniej. Pracownik powinien mieć czas na zapoznanie się z dokumentami i ich akceptację. Niektórzy mają potrzebę, przykładowo, na skonsultowanie ich z Prawnikiem. Zapoznawanie się z dokumentami nie powinno odbywać się w pośpiechu. Dodatkowo, jeżeli podpiszesz umowy odpowiednio wcześniej, oszczędzasz czas, który musiałbyś na to poświęcić w dniu rozpoczęcia pracy.

Zapewnienie sprzętu, przygotowanie stanowiska pracy i innych narzędzi

Zadbaj o to, żeby dostarczyć je przed pierwszym dniem kurierem lub żeby czekały gotowe na nową osobę w pierwszym dniu. Pamiętaj, żeby się upewnić, że wszystko działa i jest gotowe do użytku oraz, że Pracownik ma gotowe stanowisko pracy.

Ewentualne badania medycyny pracy lub inne konieczne formalności

Szczególnie na umowie o prace ważne jest, żeby pamiętać o badaniach oraz szkoleniu BHP. Opłać badanie odpowiednio wcześniej, przekaż dokumenty nowej osobie oraz daj informacje, gdzie ma się udać aby je odbyć.

Przekazanie dostępu do benefitów

W zależności od tego jakie świadczenia pozapłacowe oferujesz, pamiętaj, żeby odpowiednio wcześniej opłacić dostęp do benefitów oraz zapewnić do nich dostęp nowej osobie.

Zaplanowanie i przekazanie informacji na temat dalszych kroków

Pre-Onboarding to nie tylko formalności. Aby lepiej przygotować Zespół i nową osobę do rozpoczęcia współpracy, dobrze jest ułożyć plan wdrożenia Pracownika jeszcze przed pierwszym dniem oraz podjąć dodatkowe działania przygotowawcze. Wpłyną one pozytywnie na doświadczenie nowego Pracownika oraz usprawnią cały proces.

Przekazanie informacji o przebiegu okresu próbnego

To bardzo ważne, żeby nowa osoba wiedziała jak będzie wyglądał pierwszy dzień oraz okres wdrożeniowy. Przekaż jemu informację, z kim będzie współpracował nowo zatrudniona osoba, kiedy odbędą się spotkania, jaka jest struktura Twojej firmy, jakie będą (ramowe lub ściśle ustalone) godziny pracy czy kiedy i gdzie ma się stawić pierwszego dnia. Dzięki temu będzie bardziej pewny siebie oraz pomożesz Jemu zredukować stres, który i tak zazwyczaj jest wysoki pierwszego dnia.

Umówienie spotkania Onboardingowego

Pierwsze spotkanie służy przywitaniu nowej osoby w organizacji oraz zapoznaniu z podstawowymi narzędziami i dalszym planem wdrożeniowym. Umów je odpowiednio wcześniej z nową osobą oraz przygotuj listę wszystkich najważniejszych informacji i kroków, przez które musicie przejść na samym początku.

Zaplanowanie przekazania wszelkich dostępów do narzędzi

Zastanów się, do czego powinna mieć dostęp nowa osoba i upewnij się, że pierwszego dnia płynnie przekażesz wszystkie dostępy konieczne do pracy.

Zaplanowanie, kto będzie zaangażowany we wdrożenie Pracownika

Częstą praktyką jest przydzielenie jednej, konkretnej osoby która będzie Buddym/Opiekunem nowej osoby. Zastanów się, kto będzie odpowiedzialny za proces wdrożenia i poinformuj odpowiednio wcześniej osoby odpowiedzialne, rozdysponuj na to odpowiednio dużo czasu oraz uwzględnij to w codziennym kalendarzu.

Poinformowanie Zespołu o przyjściu dołączeniu nowego Pracownika

Przygotuj Zespół na przyjście nowej osoby. Członkowie Zespołu powinni wiedzieć odpowiednio wcześniej, kto dołączy do Zespołu, jaka będzie rola nowej osoby i za co będzie odpowiedzialny oraz kiedy dołączy do Zespołu.

Przekazanie dodatkowych materiałów

Dobrą praktyką jestprzekazanie odpowiednio wcześniej materiałów przygotowujących do podjęcia nowej roli oraz wdrożenia do firmy – np. Onboarding Guide’a. Mogą one być pigułką informacji na temat kultury firmy, struktury, przebiegu procesu wdrożenia, perspektyw rozwoju, zawierać odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania, czy być formą szkoleń online.

Pozostań w stałym kontakcie

Nowa osoba powinnawiedzieć, do kogo się zwracać z wszelkimi wątpliwościami oraz być zapewniona, że może się kontaktować w razie wszelkich pytań.

Pierwszy dzień w nowej pracy

Mamy za sobą proces Pre-Onboardingu i nadchodzi ten wielki dzień – nowa osoba oficjalnie przychodzi do nas po raz pierwszy i zaczynamy razem współpracować. Poniżej opisuję, jakie działania podjąć, aby nowa osoba poczuła się miło powitana i bardziej pewna pierwszego dnia oraz dobrze poinformowana o najważniejszych krokach.

Spotkanie Onboardingowe i oprowadzenie po firmie

Spotkanie Onboardingowe i oprowadzenie będzie miało oczywiście inną formę w zależności czy będzie się ono w formie zdalnej, czy stacjonarnie, natomiast głównym celem jest przywitanie nowej osoby i pokazanie jej fizycznego lub wirtualnego środowiska w którym pracujecie, żeby mogła się z nim stopniowo oswajać i w nim rozeznać. Opowiedz jej po krótce o planie na pierwszy tydzień oraz daj przestrzeń na spokojne rozeznanie się w nowym miejscu pracy. Powiedz nowej osobie, do kogo może się kierować z wszelkimi wątpliwościami i podkreśl, że może zadawać wszelkie pytania.

Zapoznanie z Zespołem i projektem

Oczywiście bardzo ważne jest poznanie osób, z którymi nowy Pracownik będzie współpracował na co dzień. Zaplanuj spotkanie z innymi Pracownikami – fajnie, jeżeli po krótce się przedstawicie i nawiążecie mniej formalny kontakt. Opowiedz kto kim jest i przedstaw Buddiego, jeżeli przydzielasz konkretnego Opiekuna nowej osobie. Project Manager powinien przedstawić nowej osobie projekt, opowiedzieć więcej o jego specyfice oraz przedstawić Klienta.

Zapewnienie dostępu do narzędzi pracy – konta, dostępy, bazy wiedzy

Nowa osoba powinna od początku mieć dostęp do wszystkich potrzebnych narzędzi wykorzystywanych na tym stanowisku. Przekaż wszystkie potrzebne dane do logowania oraz przedstaw ich funkcje w projekcie. Nowa osoba powinna wiedzieć, gdzie czego ma szukać i co do czego służy. Dobrze, jeżeli dasz jej dostęp do bazy wiedzy na temat projektu, narzędzi i stanowiska. Daj Jemu czas na spokojne zapoznanie się z wszelkimi zasobami.

Zapoznanie z metodyką pracy

Opowiedz nowej osobie o waszej metodyce pracy (np. jeżeli pracujecie w Scrumie). Zapoznaj ją z harmonogramem dnia i spotkań (np. daily), sposobie komunikacji (czy kontaktujecie się bardziej przez calle, czy może asynchronicznie i jakie powinno być flow tej komunikacji). Opowiedz o sposobie przydzielania zadań oraz ich priorytetyzacji.

Nie narzucaj zbyt szybkiego tempa

Ważne jest „wejście w skórę” nowej osoby i nie zarzucanie jej zbyt dużą ilością informacji. Niekoniecznie przyśpieszy to proces wdrożenia, a może niepotrzebnie „przebodźcować” nową osobę.

Przebieg okresu próbnego

Nowa osoba po pierwszym tygodniu pracy jest już mniej-więcej rozeznana w funkcjonowaniu firmy. Teraz możesz stopniowo przydzielać jej kolejne zadania i w końcu dążyć do pełnej samodzielności na stanowisku.

Podziel Onboarding Pracownika na 3 etapy

Zalecamy podzielić okres wdrożenia na 3 kluczowe etapy: pierwszy tydzień, miesiąc i 3 miesiące. Pierwszy tydzień to przede wszystkim oswojenie się z nowym środowiskiem. Dajmy nowej osobie czas na odnalezienie się w nowej sytuacji oraz miejscu. Pierwszy miesiąc to stopniowe wdrażanie do zadań stanowiskowych, modelu pracy, współpracy z Zespołem, narzędzi oraz technologii. Po miesiącu Współpracownik jest już zapoznany z wszelkimi fundamentami na danym stanowiskum, i jest to moment większej swobody oraz sprawdzania, jak dana osoba się odnajduje w firmie oraz jak radzi sobie z zadaniami. Nadal powinieneś ją wspierać i być otwarty na wszelkie pytania, jednak w tym momencie następuje już etap weryfikacji. Ostatecznie kończy się to podsumowaniem po 3 miesiącach, w momencie którym decydujecie o przedłużeniu współpracy.

Ustal określone cele i mierz efektywność Onboardingu

Określenie konkretnych celów pozwala monitorować proces Onboardingu i postęp we wdrożeniu nowej osoby. Dzięki temu możesz je po kolei „odhaczać” i mieć transparentny wyznacznik, na jakim etapie jest nowy Pracownik i jakie są kolejne kroki.

Dawaj feedback (i przyjmuj go od nowego Pracownika)

Powinieneś/powinnaś zorganizować rozmowy feedbackowe co najmniej na zakończenie 3 kluczowych etapów – po tygodniu, miesiącu i 3 miesiącach. Zalecam jednak zachować ciągłość komunikacji zamiast czekać „od spotkania do spotkania” – niech nowy Pracownik nie czeka ze zgłaszaniem problemów i wątpliwości, tylko zwraca się z nimi od razu. To samo tyczy się Ciebie i osób z Nim współpracujących – najlepiej problemy rozwiązywać „w zarodku” i od razu zwracać się do nowo zatrudnionej osoby, że chcielibyście coś poprawić/widzicie, że realizacja celów nie przebiega zgodnie z oczekiwaniami i szukać rozwiązań.

Pamiętaj, że każda informacja zwrotna od nowo zatrudnionej osoby jest na wagę złota – dzięki temu możecie stale ulepszać swoje procesy Onboardingowe i zwiększać ich skuteczność w przyszłości. Dlatego feedback powinien być przekazywany i przyjmowany obustronnie.

Zakończenie okresu próbnego

Ocena realizacji wyznaczonych celów

Spójrz na swoją listę celów, którą wyznaczyłeś na czas okresu próbnego oraz zbierz feedback od osób współpracujących z nowym Pracownikiem. Zwróć uwagę na to, czy nowa osoba dopasowała się do istniejącego Zespołu, odnajduje się w kulturze organizacyjnej oraz potrafi już samodzielnie wykonywać zadania i planować harmonogram dnia. Wypisz wszystkie pozytywne cechy nowej współpracy oraz rzeczy, których nie udało się wam zrealizować. Ostatecznie musisz ocenić, czy współpraca spełnia Twoje oczekiwania – czy poziom wiedzy pokrywa się z wymaganiami danego stanowiska oraz Twoimi założeniami po procesie rekrutacji. Będzie to też istotne przy ewentualnej renegocjacji warunków współpracy.

Feedback na koniec okresu próbnego

Nadszedł czas na przekazanie informacji zwrotnej nowej osobie. Pamiętaj, żeby podkreślić zarówno negatywy, jak i pozytywy nowej współpracy. Feedback posłuży nie tylko decyzji o przedłużeniu współpracy, ale podpowie Pracownikowi co może poprawić i nad czym powinien) popracować, nawet jeżeli nie przedłużycie współpracy. Podczas rozmowy feedbackowej zapytaj również o odczucia Pracownika co do współpracy – być może niektóre cele, których nie udało się zrealizować nie wynikają bezpośrednio z kompetencji Pracownika, a z samego procesu Onboardingu.

Podjęcie decyzji o dalszej współpracy

Przede wszystkim decyzjępowinieneś przekazać odpowiednio wcześniej. Nie trzymaj Pracownika w niepewności – w końcu chciał by wiedzieć, czy będzie musiał szukać nowej pracy. Odpowiedz sobie na pytanie, czy ewentualne cele, których nie udało się zrealizować, są czymś nad czym możecie popracować podczas dalszej współpracy, czy są zupełną przeszkodą w wykonywaniu pracy na danym stanowisku. Bądź transparenty i dobrze uzasadnij swoją decyzję.

W przypadku decyzji o przedłużeniu współpracy i renegocjacji warunków (stawki, dni wolnych, itd.) porozmawiaj o oczekiwaniach nowego Pracownika i skonfrontuj to z poziomem wiedzy, jaki wykazał podczas okresu próbnego. Porozmawiaj na temat dalszych oczekiwań co do kierunku rozwoju i dostępnych opcji. Musisz też jasno ustalić, czy jesteście w stanie spełnić wzajemne oczekiwania i czy nowy Pracownik też jest zadowolony z Twojej propozycji.

Dobre praktyki Onboardingu oraz przydatne narzędzia

Onboarding Guidebook

Onboarding Guidebook to dobry sposób na przygotowanie nowo zatrudnionej osoby do współpracy jeszcze przed pierwszym dniem. Może zawierać informacje na temat:

• kultury firmy
• struktury organizacyjnej
• waszych wartości
• kroków wdrożenia z podziałem na stanowiska
• modelu pracy – w jakich godzinach pracujecie/jakie są wasze „core hours”, czy/ile razy w tygodniu zjawiacie się w biurze, w jaki sposób się komunikujecie, czy i kiedy odbywacie spotkania, i inne ważne aspekty

Welcome pack

Paczka przywitalna to miły gest – może zawierać obrandowane akcesoria przydatne w codziennej pracy. Może to być np. notes, kubek, bluza/koszulka, lub coś spersonalizowanego pod daną osobę. Można umożliwić nowym Pracownikom wybranie samemu elementów welcome packa z dostępnych opcji. Tego typu inicjatywa wpływa pozytywnie na identyfikację z firmą już na samym początku współpracy.

Gotowe szablony wiadomości i automatyzacja

Warto mieć gotowe szablony wiadomości wysyłanych do nowych Pracowników na etapie Pre-Onboardingu. Dzięki temu oszczędzisz czas na tym etapie a jednocześnie zadbasz o zaopiekowanie nowej osoby przed pierwszym dniem. Mogą to być wiadomości:

• z zaproszeniem do współpracy i propozycją warunków
• z dalszymi krokami po akceptacji warunków współpracy
• z informacjami istotnymi przed pierwszym dniem pracy – jak wskazówkami co do lokalizacji, umówieniem pierwszego spotkania, itd.
• z przekazaniem dodatkowych materiałów/dostępów do szkoleń czy wysyłką dokumentów

Możesz zapisać takie szablony w swoim systemie ATS i ustawić automatyczną wysyłkę, żeby na pewno o niczym nie zapomnieć.

Baza wiedzy

Warto stworzyć bazę wiedzy dla każdego stanowiska w Twojej firmie. Możesz to rozpisać przykładowo na Confluence czy z użyciem innego narzędzia do tworzenia dokumentacji. Nowy Pracownik po uzyskaniu dostępu będzie mógł/mogła się z nią zapoznać we własnym zakresie, we własnym tempie i będzie miał wszystko w jednym miejscu, w czytelnej formie, oraz będzie mógł do tego wrócić w każdym momencie w razie wszelkich wątpliwości.

Podsumowanie

Powyższe kroki to absolutna podstawa dobrego Onboardingu. Dla ułatwienia przygotowaliśmy dodatkowo gotową DARMOWĄ CHECKLISTĘ, która w wygodny sposób przeprowadzi Cię przez wszystkie etapy i ułatwi proces planowania, który potrafi być czasochłonny, choć na pewno odpłaci Ci się owocną i długotrwałą współpracą. Zawiera ona również przykładowy plan wdrożenia na podstawie stanowiska Project Managera.

Jeżeli potrzebujesz wsparcia w procesie Onboardingu / nadal wydaje Ci się zbyt czasochłonny, możesz rozważyć:

• Podjęcie współpracę z Rekruterem in-house, który zaplanuje dla Ciebie proces Onboardingu na podstawie wiedzy z branży HR, wesprze Cię w jego wdrożeniu oraz ulepszaniu na podstawie feedbacku od nowych Pracowników
• Podjęcie współpracy z firmą doradczo-rekrutacyjną, która przeprowadzi audyt Twojego obecnego procesu wdrożenia nowych Pracowników oraz doradzi Ci, jak powinien wyglądać, zaplanuje go na podstawie gotowego know-how i pomoże Ci go wdrożyć w Twojej firmie

Skorzystanie z usługi zewnętrznej to na pewno m. in. bardziej efektywny Onboarding, dostęp do gotowego know-how na temat wdrażania nowych Pracowników na podstawie doświadczenia, co oszczędzi czas oraz zagwarantuje, że cały proces będzie zgodny z obecnymi standardami rynkowymi oraz zapewnieni Ci dobry Employee Experience i Employer Branding.

Jeśli szukasz wsparcia w planowaniu i przeprowadzaniu Onboardingu Pracowników IT, umów bezpłatną konsultację z Naszym CEO i HR Managerką, podczas której doradzimy, jak zorganizować skuteczny Onboarding Pracowników IT w Twojej firmie. 

Dowiedz się więcej na temat Naszej usługi rekrutacji: REKRUTACJA SPECJALISTÓW(-EK) IT oraz budowania zespołów IT od podstaw: BUDOWA ZESPOŁÓW IT OD PODSTAW