Dzisiaj temat który kochają guru LinkedInowe – FEEDBACK W REKRUTACJI. W niniejszym artykule chciałabym spojrzeć na temat zdroworozsądkowo, z obu perspektyw – kandydata i rekrutera – oraz pokazać, jakie korzyści z perspektywy firmy rekrutującej daje zadbanie o temat udzielania feedbacku.

Informacja zwrotna/feedback – punkt widzenia kandydata

Dlaczego w ogóle temat udzielania feedbacku jest tak gorący i nie traci na popularności? Spójrzmy na to z perspektywy kandydata, który szuka pracy.

Szukanie pracy to często intensywne emocje i frustracja

Szukanie pracy to ciężka praca na pełen etat. Często wiąże się z trudnymi, negatywnymi emocjami. Niepewność dodatkowo eskaluje w nas te emocje. Niestety, ale praca w rekrutacji to często praca ze sfrustrowanymi ludźmi. Dlatego wszelkie tematy dotyczące udzielania informacji zwrotnej w procesie rekrutacji są tak delikatne i wywołują tyle emocji. I będą wywoływać, dopóki na świecie ludzie będą szukać pracy, a osoby rekrutujące trzymać ich w niepewności 🙂

Odrzucenie uderza w czułe punkty

Praca to duży element naszego życia i wiele osób w pewnym stopniu opiera na tym swoją samoocenę. Od pracy zależy, czy będziemy mogli spokojnie zaspokoić swoje podstawowe potrzeby. Dlatego w procesie rekrutacji tak łatwo kogoś urazić i tym samym wywołać mocne, negatywne emocje w stosunku do naszej firmy. Poza kwestią zwykłej, ludzkiej empatii – jeżeli to nie jest wystarczający czynnik – musimy brać pod uwagę kwestie wizerunkowe i jak łatwo można je zepsuć nie dbając chociaż w minimalnym stopniu o osoby, które biorą udział w rekrutacji. Według badań jest bardzo prawdopodobne, że osoba, która ma złe doświadczenia z rekrutacji w danej firmie, nie kupi więcej jej produktów i będzie ją odradzać innym.

Feedback z perspektywy firmy rekrutującej

Dlaczego firmy nie dają feedbacku mimo tego, że temat jest tak często poruszany i wydawało by się dla wielu – oczywisty?

Brak czasu na przekazanie informacji zwrotnej

Najczęstszym powodem jest zwykły brak czasu. Jeżeli firma ma jednego rekrutera, to przy dużej liczbie otwartych rekrutacji i przesłanych aplikacji może najzwyczajniej nie mieć czasu, żeby każdemu wysłać informację zwrotną.

Tutaj widzę kilka rozwiązań:

• wsparcie agencji,

• użycie wspierających narzędzi oraz

• priorytetyzacja feedbacków, o czym wspomnę niżej.

Obawa przed reakcją na negatywny feedback

Niestety, ale kandydaci potrafią emocjonalnie przyjmować informację zwrotną, mimo dobrych intencji. Wszystko wynika z kwestii poruszanych przeze mnie powyżej. To bardzo zniechęca rekruterów żeby udzielać informacji zwrotnej, szczególnie, że negatywna informacja zwrotna często nie zależy bezpośrednio od nich. Z doświadczenia jednak wiem, że w większości kandydaci są wdzięczni i dzięki temu chętnie próbują ponownie swoich sił w przyszłości. W tej kwestii plusy które daje konstruktywna informacja zwrotna dla obu stron zdecydowanie przewyższają minusy, które idą za udzielaniem informacji zwrotnej.

Jakie korzyści daje zadbanie o informację zwrotną?

Wizerunek firmy

Od sfrustrowanego kandydata bliska droga do komentarza na wszystkim dobrze znanym gdzie można zostawiać negatywne opinie na temat pracodawców 🙂 Ale poza komentarzami w internecie należy pamiętać, że kandydaci będą najzwyczajniej dzielić się wrażeniami ze swoim gronem znajomych. A ich grono może się składać potencjalnie z osób z podobnej branży, przez co psujesz sobie wizerunek wśród grupy docelowej.

Utrzymywanie dobrych relacji na przyszłość

Zaopiekowany kandydat chętnie spróbuje swoich sił w rekrutacjach w przyszłości. Dzięki temu możesz odezwać się do nich w pierwszej kolejności i czasem nawet nie musieć publikować oferty pracy. A to daje nam….

Oszczędność czasu i pieniędzy na rekrutacjach

Zanim opublikujesz płatne ogłoszenie i odbędziesz kolejne X rozmów z kandydatami na potencjalnego pracownika, w pierwszej kolejności możesz odezwać się właśnie do kandydatów z poprzednich rekrutacji, z którymi z jakiegoś powodu nie podjąłeś współpracy.

Dzięki temu oszczędzasz pieniądze na:

• płatnych ogłoszeniach o pracę,

• czasie osoby, która będzie musiała przeprowadzić rozmowy i sprawdzić ew. zadania rekrutacyjne

oraz oszczędzasz czas na:

• przygotowywaniu ogłoszenia o pracę, candidate persony potencjalnego pracownika, zadań rekrutacyjnych i oczywiście

• na rozmowach rekrutacyjnych.

A to są już „namacalne” korzyści, żeby ten feedback dawać. A niżej tłumaczę co zrobić, żeby nie zajmował Ci tak wiele czasu.

Zasady udzielania feedbacku & metody udzielania informacji zwrotnej – priorytetyzacja

Jestem zwolenniczką tego, żeby konstruktywny feedback przekazywać przynajmniej każdemu, kto dostał się do co najmniej pierwszego etapu rekrutacji. Miewaliśmy sytuację, gdy na naszą ofertę składało CV 4.000 kandydatów. W takim wypadku odezwanie się do każdego przekracza przeciętne możliwości. Natomiast feedback powinien się należeć każdemu, kto już odbył rozmowę lub zrobił zadanie, ponieważ poświęcił na to swój prywatny czas, i jest to przynajmniej pół godziny, a nie kilka minut na wypełnienie formularza – gdzie i tak wiele osób aplikuje „gdzie popadnie”. Oczywiście w idealnym scenariuszu feedback chciałby dostać każdy i to bardzo wyróżnia firmę na tle innych, ale staram się do tematu podejść realistycznie i zdroworozsądkowo 🙂

Jak ułatwić sobie przekazywanie informacji zwrotnej?

Systemy ATS

System ATS to rekrutacyjny game changer. Jest stosunkowo łatwy we wdrożeniu i ustawieniu podstawowych funkcji, które ułatwiają przekazywanie informacji zwrotnej na każdym etapie rekrutacji. Poza tym ma szereg innych korzyści, jak zadbanie o zbieranie zgód RODO i odpowiednią anonimizację po ich wygaśnięciu czy raporty rekrutacyjne.

Co daje ATS w kontekście przekazywania feedbacku?

• Łatwe przesuwanie kandydatów między etapami, a na każdym z nich możesz ustawić

• Automatyzację wiadomości e-mail – kandydat automatycznie dostaje, przykładowo:

  • informację, że aplikacja dotarła i podziękowanie za aplikację,

  • zaproszenie na rozmowę po przerzuceniu na odpowiedni etap,

  • informację o odrzuceniu CV,

  • treść zadania rekrutacyjnego

    i wiele innych.

Dzięki temu kandydat jest dobrze poinformowany na każdym etapie, a ty możesz przesyłać informację jednym kliknięciem. Wystarczy początkowo dobrze ustawić etapy i wysyłkę e-maili na każdym z nich.

Szablony wiadomości e-mail

Szablony wiadomości e-mail w połączeniu z ATS’em to najlepsze kombo. Jednak jeżeli robisz to ręcznie, samo przygotowanie sobie maili na każdy ze scenariuszy to ogromne ułatwienie. Możesz je kopiować i wklejać lub użyć narzędzia typu Text Expander dla Chrome (i to dobra opcja nie tylko do rekrutacji).

Jakie szablony warto sobie przygotować udzielając informacji zwrotnej?

1. Podziękowanie za złożenie aplikacji i potwierdzenie, że dotarła.

2. Zaproszenie na rozmowę z linkiem do kalendarza typu Calendly lub kalendarz Google, gdzie kandydat sam może wybrać dogodny, dostępny termin.

3. Wiadomość z treścią zadania rekrutacyjnego.

4. Odrzucenie kandydata z podziałem na najczęstsze powody:

   1. Brak doświadczenia.

   2. Brak umiejętności technicznych.

   3. Niedopasowanie do kultury organizacyjnej.

   4. Niewystarczające kompetencje językowe.

   5. Odrzucenie po wykonaniu zadania – z miejscem na krótki feedback, czego zabrakło w zadaniu.

   6. Informacja o podjęciu współpracy z innym kandydatem – czasami nie będziesz w stanie sprawdzić wszystkich CV przed podjęciem współpracy z wybraną osobą. Warto w takim wypadku poinformować wszystkich innych, że rekrutacja jest zakończona, żeby nie czekali dłużej na feedback.

5. Wiadomość, gdzie będzie zawarta pozytywna informacja zwrotna i oferta współpracy z miejscem na: wynagrodzenie, formę umowy, termin rozpoczęcia współpracy, okres trwania umowy, wymiar czasu pracy.

W każdej z powyższych sytuacji warto w informacji zwrotnej zachęcić kandydata, żeby pozostać w kontakcie w razie przyszłych rekrutacji i zamieścić link do swojej zakładki kariera, jeżeli na stronie masz oferty pracy. Jeżeli bardzo potrzebujesz oszczędzić czas, możesz przygotować jedną, ogólną informację zwrotną o odrzuceniu z najczęstszymi powodami i dać informację, że w razie potrzeby kandydat może odpowiedzieć, żeby uzyskać więcej informacji.

Co powinien zawierać feedback?

W idealnym scenariuszu feedback powinien być konkretny i spersonalizowany. Jeżeli przygotujesz najczęstsze powody i będziesz je podawał według powyższych szablonów – to już spory krok.

Ogólny szablon informacji zwrotnej o odrzuceniu

Dzień dobry/Cześć,

Dziękujemy za zainteresowanie współpracą z [nazwa firmy]. Niestety, ale na ten moment nie możemy Pana/Pani/Cię zaprosić do kolejnego etapu. Powodem jest [np. zbyt niski poziom języka angielskiego, brak znajomości frameworka Symfony].

Niemniej, zachęcamy do obserwowania naszych ofert pracy i aplikowania w przyszłości: [strona kariera Twojej firmy]. Chętnie w pierwszej kolejności odzywamy się do osób, które wyraziły zgodę na udział w przyszłych rekrutacjach.

Pozdrawiam,

[imię i nazwisko osoby rekrutującej]

[stanowisko]

[firma]

Ton wiadomości (np. komunikacja Pan/Pani lub per Ty) zależy od Twojej kultury organizacji, dlatego szablon udzielania informacji zwrotnej trzeba dostosować pod swoją firmę. Na bardziej zaawansowanym etapie, np. jeżeli ktoś został odrzucony na ostatnim z etapów rekrutacji, warto podkreślić również mocne strony i słabe strony kandydata – to dla tej osoby bardzo wartościowe, ponieważ ma jasną informację zwrotną, co może poprawić, a co idzie jej dobrze. Przekazując taką informację zwrotną pomożesz rozwijać się dalej kandydatowi i zadbasz o dobry wizerunek Twojej organizacji w jego oczach.

Wsparcie zewnętrznej firmy

Już wiesz, że przekazywanie feedbacku to jedno z działań wizerunkowych. Jeżeli w Twojej firmie brakuje osób, które mogłyby przeprowadzić proces rekrutacji zgodnie z obecnymi standardami, możesz zdecydować się na wsparcie zewnętrznej firmy, np. agencji rekrutacyjnej.

Agencja rekrutacyjna

Agencja rekrutacyjna może wesprzeć Twój wewnętrzny zespół HR lub przejąć proces w całości.

Jakie są najważniejsze korzyści ze współpracy z agencją rekrutacyjną?

• Gotowe know-how na temat narzędzi rekrutacyjnych.

• Wiedza na temat obecnych standardów na rynku pracy.

• Zadbanie o Twój wizerunek jako pracodawcy.

• Odpowiednia weryfikacja kandydatów w oparciu o doświadczenie i wiedzę na temat sposobów weryfikacji kompetencji.

• Gotowa baza kandydatów i dzięki temu szybsze znalezienie odpowiednich osób.

• Odpowiedzialność za cały proces jest po stronie agencji, która często zapewnia gwarancję i współpracę w oparciu o success fee.

Jako GravITy oferujemy usługę rekrutacyjną end-to-end, dbając o Twój wizerunek jako pracodawca oraz odpowiednią weryfikację umiejętności kandydatów, również technicznych. Jeżeli potrzebujesz wsparcia w rekrutacji z zachowaniem obecnych standardów – wypełnij poniższy formularz, a my skontaktujemy się z Tobą, żeby przeanalizować Twoją sytuację i dobrać najlepsze rozwiązanie.

Zapoznaj się z naszą usługą rekrutacji end-to-end specjalistów IT