Twój projekt IT, niezależnie od jego wielkości i złożoności, bez ustalenia konkretnych ram czasowych trwania projektu i terminów, będzie prawdopodobnie „płynął”, bez wyraźnie wyznaczonego kierunku. Dlatego właśnie proces estymacji zadań w zarządzaniu projektami IT ma realny wpływ na przebieg projektów, organizację pracy zespołu, a w rezultacie na powodzenie projektu i dowiezienie go w ustalonym czasie. Dzisiaj tłumaczę, dlaczego powinieneś wprowadzić estymację zadań w swoim zespole IT oraz jak zdroworozsądkowo podejść do estymacji czasu trwania poszczególnych zadań.
Jakie korzyści daje estymacja projektów/czasu trwania zadania?
1. Łatwiejsze ustalanie podziału pracy i odpowiedzialności
Dla zespołu IT oznacza to jasny podział projektu i odpowiedzialności, a dla Project Managerów możliwość lepszego podziału zasobów i szybszego reagowania w przypadku ewentualnych problemów z terminami realizacji projektu. Dobrze przeprowadzona estymacja czasu trwania projektu pozwala zrozumieć, ile czasu zajmie realizacja konkretnego zadania, co z kolei pomaga planować pracę nad projektem i optymalnie rozdzielić zadania między członków zespołu. W rezultacie unikamy nadmiernego przeciążenia poszczególnych osób, a projekt może być realizowany w sposób bardziej zrównoważony.
2. Identyfikacja ryzyka zanim stanie się kłopotem
Estymacja, oparta na doświadczeniu zespołu i szczegółowej analizie zadań, pomaga przewidzieć ewentualne przeszkody i zidentyfikować wąskie gardła w procesie. Dzięki temu zespoły IT mogą lepiej zarządzać swoim czasem i koncentrować się na realizacji kluczowych zadań bez zbędnych stresów.
3. Realistyczne planowanie czasu trwania projektu i unikanie opóźnień
Nieadekwatne oszacowania to jedna z głównych przyczyn opóźnień w projektach IT. Bez estymacji, planowanie projektu staje się chaotyczne, co może prowadzić do sytuacji, w której zespół pracuje w pośpiechu lub rezygnuje z ważnych funkcji, aby dotrzymać terminu realizacji projektu.
4. Łatwiejsze operowanie budżetem projektów IT
Dzięki wprowadzeniu estymacji do Twojego zespołu IT, łatwiej Ci będzie ocenić, ile realnie czasu i pieniędzy kosztuje Cię wprowadzenie danych rozwiązań.
Najczęściej spotykane techniki estymacji zadań projektów IT
Jest wiele opisanych metod estymacji zadań w zarządzaniu projektami o zagadkowych nazwach, jak Planning Poker, Wideband Delphi, punkty funkcyjne, estymacja oparta o use case points… skupmy się jednak na dwóch najczęściej spotykanych metodach estymacji, które są używane w projektach IT. Wymienione techniki estymacji zdecydowanie najprostsze w swoich założeniach i spełniają swoją funkcję.
1. Estymacja czasowa
Estymacja czasowa polega na tym, że czas trwania zadania jest oceniany przez jedną lub więcej osób z doświadczeniem w danej dziedzinie, które na podstawie swojego know-how przewidują czas potrzebny na jego realizację. Jeżeli firma posiada już dane historyczne na temat tego, ile czasu dotychczas zajmowały podobne zadania, estymacje można bazować również na nich.
Zalety estymacji czasowej:
Szybkość – szybka metoda, szczególnie dla doświadczonych specjalistów.
Elastyczność – można ją stosować na różnych etapach projektu i przy różnych zadaniach.
Realizm – dane z przeszłości dostarczają sprawdzonych informacji na temat faktycznych kosztów i czasu.
Ułatwia planowanie – metoda jest szczególnie skuteczna w przypadku powtarzających się zadań.
Wady estymacji czasowej:
Subiektywność – estymacja zależy w dużym stopniu od doświadczenia i intuicji eksperta, co może prowadzić do rozbieżnych wyników, jeżeli na tym etapie nie posiadacie w firmie danych historycznych.
Brak formalnych danych – brak struktury może skutkować niedokładnością estymacji, jeżeli w firmie nie macie na tym etapie danych historycznych.
Niewłaściwa aplikacja – estymacje mogą być niedokładne, jeśli nowe zadania różnią się znacząco od wcześniejszych projektów.
Wymaga bazy danych – potrzebne są dokładne i odpowiednio zebrane dane z wcześniejszych projektów, więc na początku musisz bazować jedynie na ekspertyzie programistów, jeżeli jej nie posiadasz.
2. Story Points
W metodzie Story Points, zamiast estymowania czasu, zespół ocenia względny rozmiar zadania (jego złożoność, ryzyko i czasochłonność). Każde zadanie jest przydzielane do punktów na skali, najczęściej Fibonacciego.
Zalety estymacji na bazie SP:
Elastyczność – metoda skupia się na względnej złożoności zadań, a nie na dokładnych godzinach, co pozwala na bardziej intuicyjne planowanie.
Lepsze planowanie iteracyjne – sprawdza się w zespołach Agile, gdzie planowanie odbywa się w krótkich sprintach.
Wady estymacji na bazie SP:
Trudności w przeliczeniu na czas – zrozumienie, ile czasu faktycznie zajmie wykonanie zadania z określonymi punktami, może być trudne dla osób spoza zespołu.
Wymaga doświadczenia – nowym zespołom może być trudno początkowo ocenić wielkość zadań w punktach.
Jak wprowadzić estymacje w moim zespole od projektów IT?
Zdecydowanie najbardziej przystępnym sposobem, a długoterminowo najskuteczniejszym, jest estymacja czasowa. Wymaga ona jednak jednej z dwóch rzeczy:
Doświadczonego specjalisty, który na bazie ekspertyzy oceni dobrze czas trwania zadania.
Lub
Danych historycznych na temat zadań zbliżonych do danego zadania i tego, ile one zajmowały.
Początkowo estymacje mogą w związku z tym nie być w pełni trafione, a specjaliści mogą potrzebować odrobiny doświadczenia, żeby móc dobrze wycenić swoją pracę. Jest jednak kilka kroków, które pozwolą Ci łatwiej estymować pracę w Twoim zespole.
Jak skutecznie estymować szacowany czas trwania zadania?
1. Zacznij od dokumentacji wymagań i podziel projekty na milestone’y
Osoba zarządzająca projektami IT (zazwyczaj Project Manager) powinna zebrać wymagania biznesowe względem projektu, a następnie przełożyć je na kamienie milowe od strony technologicznej. Może się to dziać we współpracy z osobą techniczną, która odpowiednio przełoży oczekiwania na zadania techniczne.
2. Podziel zadania na mniejsze części
Duże zadania są trudniejsze do oszacowania. Podzielenie poszczególnych zadań na mniejsze komponenty sprawia, że estymacja staje się bardziej precyzyjna.
Poproś, aby członkowie zespołu rozpisywali najważniejsze kroki w ramach zadania. Zamiast „na oko” szacować złożone zadanie, członkowie zespołu opisują czas trwania poszczególnych kroków, a następnie je sumują, dzięki czemu otrzymujesz pełną i dokładniejszą estymację wykonania zadania.
Przykład:
W ramach zadania mam od strony technicznej do wykonania:
dodanie encji – 1h
zbudowanie CRUD’a -4h
stylowanie CSS – 2h
testy lokalne – 1h
W sumie: estymacja 8 godzin + bufor 2 godziny na nieprzewidziane sytuacje = estymacja 10h.
3. Wykorzystaj dane historyczne do oszacowania czasu realizacji zadań
Jeśli zespół wcześniej realizował podobne projekty, warto przeanalizować te dane i wykorzystać je jako punkt odniesienia.
4. Bierz pod uwagę ryzyka i ustalaj bufor czasu trwania zadania
Zawsze istnieje możliwość, że coś pójdzie nie tak. Uwzględnienie potencjalnych ryzyk i buforów czasowych jest kluczowe dla uniknięcia opóźnień.
Podsumowanie
Estymacja czasu trwania zadania w projektach IT to kluczowy element efektywnego zarządzania projektami. Pomaga w optymalnym rozdzieleniu i zaplanowaniu pracy członków zespołu, realistycznym planowaniu projektów, budowaniu transparentności i kontroli nad budżetem. Dla zespołów IT oznacza to nie tylko lepszą organizację pracy, ale również większy komfort pracy i lepsze rezultaty projektowe.
Wprowadzenie estymacji w zespole IT to tylko jeden z wielu elementów, który sprawi, że Twój projekt będzie faktycznie zarządzany i będzie szedł w określonym kierunku. Jeżeli jesteś na etapie budowania swojego zespołu IT lub chcesz zacząć dobrze nim zarządzać – możemy Ci pomóc to zorganizować od strony technicznej, jak i biznesowej. Wystarczy, że skontaktujesz się z Nami za pomocą poniższego formularza.
