Zaawansowany audyt informatyczny wymaga bez dwóch zdań wiedzy technicznej. Potrzebne jest również wieloletnie doświadczenie w budowaniu i utrzymywaniu rozwiązań IT. W tym artykule chciałabym jednak przedstawić listę prostych pytań, które pomogą, nawet osobie nietechnicznej, sprawdzić kondycję funkcjonowania zespołu IT w firmie.

Skupię się na aspektach bardziej organizacyjnych, m. in. z zakresu zarządzania procesami czy podstawowymi dobrymi praktykami. To one często determinują, czy produkty wytwarzane przez dział IT spełniają oczekiwania biznesowe i są dostarczane na czas. Zaproponuję również rozwiązania najczęstszych problemów, które uwidacznia przeprowadzenie audytu IT w firmie.

7 prostych pytań, które zweryfikują kondycję Twojego zespołu IT

1. Czy biznes łatwo może przekazać zadania do realizacji? 

Chodzi o to, czy w zespole są m. in. osoby w roli Project Managera/Product Ownera, do których możesz skierować się z potrzebami biznesowymi, które następnie zostaną przeanalizowane, rozpisane i przekazane zespołowi IT w formie zadań programistycznych.

Brak takich osób w zespole prowadzi do częstych zgrzytów na linii IT <-> Biznes. Programiści generalnie wolą rozwiązywać konkretne problemy programistyczne, aniżeli biznesowe. W dodatku jeżeli zespół programistyczny poświęca dużo czasu na zrozumienie Twoich potrzeb biznesowych i organizowanie pracy nad projektem/produktem, może nie być w stanie realizować zadań w oczekiwanym przez Ciebie czasie.

W takich sytuacjach powinieneś rozważyć wdrożenie do firmy Project Managera/Product Ownera, który pomoże Twojemu zespołowi IT skupić się na zadaniach technicznych. Jednym z rozwiązań jest wdrożenie PO/PM w niepełnym wymiarze godzin, dzięki czemu nie będziesz musiał się podejmować samodzielnej rekrutacji i ponosić kosztów wynagrodzenia w pełnym wymiarze godzin, a dostaniesz specjalistę, który pomoże Ci zorganizować pracę zespołu IT, dzięki czemu zadania będą realizowane na czas i zgodne z oczekiwaniami biznesu.

2. Czy zespół IT wie, w jaki sposób ma realizować zadania?

Czyli – czy Twój zespół IT rozumie wizje biznesową, która powinna być kluczowa przy podejmowaniu decyzji na poziomie technicznym? Inaczej, czy koncepcja biznesowa jest dla każdego jasno komunikowana i jest zespołowi przypominana, oraz czy zespół podejmuje decyzje na podstawie właśnie celów biznesowych?

Zespół IT będzie często patrzył na projekt/produkt od strony technicznej i bez dobrze zakomunikowanego celu biznesowego może proponować rozwiązania, które z Twojej perspektywy nie będą najkorzystniejsze. W tym wypadku ważna jest przede wszystkim dobra komunikacja, ale dobrze jest mieć też w zespole osobę, która łączy widzę biznesowo-techniczną, w roli Tech Leada/CTO.

Rekrutacja CTO jest wymagająca pod względem czasu i kosztów, dlatego możesz rozważyć współpracę z CTO w niepełnym wymiarze godzin. Tego typu specjalista przeanalizuje działanie Twojego zespołu IT od strony techniczno-biznesowej i zaproponuje krótko- i długoterminowe rozwiązania, a Ty nie będziesz musiał podejmować się rekrutacji CTO oraz ponosić kosztów wynagrodzenia w pełnym wymiarze godzin.

3. Czy zespół działa według określonej metodyki? Czy praca jest ustrukturyzowana, np. w skali tygodnia?

Dobrą praktyką jest ustalanie chociażby cotygodniowych demo, podczas których zespół demonstruje Ci mniejsze elementy całości projektu.

Dzięki temu zespół ma bieżący feedback, a Ty dostajesz widoczne efekty pracy zespołu. Zespół może na bieżąco weryfikować, czy rozwiązania techniczne pokrywają się z oczekiwaniami biznesowymi i wprowadzać poprawki, zamiast dostarczyć duży produkt/projekt, który w wyniku braku bieżącego feedbacku poszedł w złą stronę, i o wiele ciężej go naprawić.

P. S. Zastanawiasz się jak zapanować nad procesem wytwarzania oprogramowania jako osoba nietechniczna? Nasz CEO – Grzegorz – nagrał podcast na ten temat. Jeżeli wolisz formę słuchaną – zachęcam do zapoznania się 😉

4. Czy w zespole jest przeprowadzane code review?

Code review to, najprościej mówiąc, weryfikowanie kodu programisty przez innego programistę. Pozwala to wykrywać więcej błędów i utrzymywać kod na wysokim poziomie, zgodnie z przyjętymi standardami. Code review powinno być wykonywane regularnie, dzięki czemu będzie poprawiany na bieżąco i utrzymywany na wysokim poziomie.

5. Czy masz dedykowaną osobę, która przeprowadza testy?

Programiści nie powinni sami sobie wykonywać testów. Tak samo lepiej, jeżeli nie robi tego PM/PO. Nie dość, że jest to obecnie standardem i programiści najzwyczajniej niechętnie pracują bez dedykowanych testerów, to długoterminowo podnosi to jakość wykonywanych rozwiązań.

Tester stoi na straży tego, czy ostatecznie dostarczony projekt/produkt spełnia początkowe założenia i jest w stanie we wczesnej fazie wykryć ewentualne obszary do poprawy oraz na bieżąco je komunikować zespołowi IT.

6. Czy wdrożenia produkcyjne przebiegają wg. procesu, czy „w stresie”?

Jeżeli w Twoim zespole panuje opinia, że wdrożenia na produkcje wiążą się z problemami i przebiegają one w ogólnym stresie – oznacza to, że nie masz dobrze ustrukturyzowanego procesu wdrożeń. Twojemu zespołowi może brakować odpowiednich testów czy checklisty wg. której przebiegają wdrożenia. Powinieneś również rozważyć wdrożenie CI/CD oraz zadbać o to, żeby zespół wiedział, jak może zrobić tzw. rollback, czyli powrót do poprzedniej wersji.

W takim wypadku dobrze jest wdrożyć do zespołu specjalistę, który ustrukturyzuje proces wdrożeń na produkcję, ale też przeanalizuje ewentualne inne braki w Twoim zespole czy jego metodyce działania. Możesz rozważyć współpracę z CTO w niepełnym wymiarze godzin, który podejdzie do tematu holistycznie i zaproponuje krótko- i długoterminowe rozwiązania.

7. Czy pilne potrzeby biznesowe przewyższają możliwości działu IT?

Jeżeli odpowiedź na to pytanie brzmi „tak” – może to świadczyć o conajmniej kilku kwestiach, nad którymi powinieneś się zastanowić. Pierwsze co zazwyczaj przychodzi na myśl w takiej sytuacji, to to, że w Twoim zespole jest za mało programistów. Jednak niekoniecznie zatrudnienie kolejnego programisty będzie zawsze lekiem na tego typu problemy.

Najpierw zastanów się, czy Twój zespół nie poświęca zbyt wiele czasu na zrozumienie oczekiwań biznesu i planowanie działań. W takim wypadku możesz bardziej potrzebować kogoś w roli Project Managera/Product Ownera lub CTO. Jeżeli nie masz takich osób w zespole – nie musisz koniecznie szukać kogoś w pełnym wymiarze godzin. Rozważ najpierw wprowadzenie PM/PO/CTO w niepełnym wymiarze godzin, którzy pomogą Ci zaplanować metodykę pracy zespołu IT i zaproponują długoterminowe rozwiązania.

Jeżeli masz w zespole PO/PM/CTO, zastanów się najpierw, czy Twoje potrzeby biznesowe są stale duże i potrzebujesz programisty w pełnym wymiarze godzin. Być może korzystniejszym rozwiązaniem jest włączenie zespołu z zewnątrz, który wesprze Twój zespół w momentach, kiedy tych potrzeb jest najwięcej.

Jak poukładać pracę zespołu IT w firmie?

Powyższe pytania powinny pomóc Ci zdiagnozować potencjalne zagrożenia i obszary do poprawy w zakresie funkcjonowania zespołu IT w Twojej firmie. Czasami jednak ciężko jest znaleźć samodzielnie obszary do poprawy i konieczne jest świeże spojrzenie oraz wsparcie osoby, która ma wiedzę biznesowo-techniczną.

Jeżeli chcesz, aby rozwiązania dostarczane przez Twój dział IT spełniały Twoje oczekiwania, a zadania były wykonywane na czas – możemy Ci w tym pomóc. Wypełnij poniższy formularz, a my skontaktujemy się z Tobą, aby zbadać Twoją sytuację i zaproponować krótko- oraz długoterminowe rozwiązania.

Zapoznaj się z Naszą usługą Audytu IT & Consultingu oraz wsparcia CTO na godziny, który pomaga zwiększać efektywność zespołów IT w firmach, poprzez przeprowadzenie audytu IT nie tylko od strony technicznej, ale też biznesowej.