Zastanawiasz się nad wdrożeniem pracy zdalnej w swojej firmie? Być może chcesz się wyróżnić na tle innych pracodawców lub dostrzegłeś inne korzyści idące za wdrożeniem pracy zdalnej w swojej firmie? Poza kwestiami stricte prawnymi, na pewno zastanawiasz się, jak organizować codzienną pracę zdalną zespołu od momentu, gdy nie będziecie się spotykać w biurze. Jeżeli chcesz się dowiedzieć więcej o korzyściach z pracy zdalnej oraz dlaczego zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej może być złym pomysłem, zapraszam do tego wpisu.
Niezależnie, czy dopiero wdrażasz pracę zdalną w firmie, czy pracujesz tak od jakiegoś czasu – zapraszam do zapoznania się z kilkoma ważnymi zasadami, które warto wdrożyć, aby współpraca zdalna była równie, a nawet bardziej efektywna, niż praca z biura 🙂 A nasze wnioski płyną z kilkuletniej, nieprzerwanej współpracy w trybie zdalnym.
Zasady pracy zdalnej przez zespół – jak zorganizować pracę zdalną?
Core hours w pracy zdalnej
Core hours to ustalone godziny, w których każdy członek zespołu zdalnego jest dostępny. Przykładowo: core hours to 10:00 – 13:00, czyli przez te wybrane 3 godziny każdy ze współpracowników jest dostępny, a resztę może dostosować pod siebie. Mogą one być ustalane w skali całej firmy lub pojedynczych zespołów.
Dzięki temu unikniesz sytuacji, w której ktoś nie ma dostępu do koniecznej informacji, ponieważ inna osoba pracuje w innych godzinach. W takiej sytuacji współpracownicy wiedzą, że w określonym czasie mogą się spotkać lub uzyskać wszystkie konieczne informacje potrzebne do wykonania swoich zadań.
Praca zdalna nastawiona na efekty
Częstą obiekcją dotyczącą pracy zdalnej w firmie jest obawa, że „od teraz nie będę wiedział, czy ktoś faktycznie siedzi i pracuje”. Kontrola pracownika zdalnego wydaje się utrudniona i daje poczucie zagrożenia, że pracownik zdalny nie będzie faktycznie pracował w wyznaczonych godzinach.
Prawda jest taka, że współpracownik, który bardzo chce uniknąć pracy, i tak to osiągnie w biurze. Dlatego najlepszym rozwiązaniem jest skupienie się na osiąganiu określonych efektów w określonym czasie. Rezultaty z perspektywy Twojej firmy będą te same, a współpracownicy zazwyczaj bardzo doceniają zaufanie i możliwość dostosowania trybu pracy do swoich własnych preferencji.
Zapewnienie koniecznych narzędzi pracy zdalnej
Nie każdy pracownik ma dostęp do koniecznych narzędzi na własną rękę, dlatego upewnij się, że każdy będzie posiadał zestaw materiałów i narzędzi pracy zdalnej, takich jak laptop, monitory czy telefon. Dzięki temu masz pewność, że zostaną zachowane zasady bezpieczeństwa i higieny pracy, a pracownik będzie miał dostęp do higienicznych warunków pracy.
Te kwestie regulują przepisy dotyczące pracy zdalnej, które możesz znaleźć w treści kodeksu pracy. Przed przejściem na pracę zdalną upewnij się, że spełniasz warunki bezpieczeństwa i higieny pracy zgodne z wymogami wynikającymi z umów, które zawierasz ze współpracownikami. Znajdziesz tam zapis dotyczący m. in. materiałów i narzędzi pracy czy zasad higienicznego wykonywania pracy zdalnej.
Zaufanie i dobra komunikacja w pracy zdalnej
Prawdą jest, że współpraca bez dobrej komunikacji i wzajemnego zaufania nie ma większego sensu nawet, jeżeli każdy przychodzi do biura. Jednak w przypadku współpracy zdalnej nabiera to szczególnego znaczenia.
Ważne jest, aby dbać o stałą wymianę koniecznych informacji. Dobrym rozwiązaniem są:
Przydatne narzędzia do pracy zdalnej
Komunikatory, np. Slack
Slack to jedno z popularniejszych narzędzi pracy zdalnej do komunikacji pisemnej. Możesz tam zakładać tzw. „kanały” czy porozumiewać się bezpośrednio z drugą osobą w rozmowie prywatnej. Ma również możliwość rozmów audio.
Wystarczy, że założysz kanały pod konkretne projekty/działy, a jako członków dodasz wszystkich pracujących nad danym projektem. Możesz również tworzyć kanały do rozmów bardziej niezwiązanych z pracą, żeby każdy pracownik zdalny mógł utrzymywać ze sobą również ten mniej formalny kontakt.
Tablice projektowe, np. Trello
Dzięki tablicom projektowym każdy wie, co jest do zrobienia, na jakim etapie są prace, oraz może mieć dostęp do wszystkich innych potrzebnych informacji. To rozwiązanie stosowane nie tylko w pracy zdalnej, ale właśnie w jej przypadku nabiera jeszcze większego znaczenia.
Zadania powinny być:
przydzielane,
opisywane,
i mieć nadany priorytet.
Dbaj o to, aby każda osoba zaangażowana miała dostęp do informacji na temat statusu projektu oraz wszystkich zasobów z nim związanych. Zbieraj wszystko co najważniejsze na tablicach projektowych, włącznie z zadaniami, dostępami do dokumentacji, itd. Tablice projektowe sprawiają, że możesz również dobrze ocenić faktyczne efekty prac zespołu i zidentyfikować wszelkie problemy i wyzwania.
Przechowywanie informacji – chmura
Dobrze jest zorganizować współdzielone dyski w chmurze, np. na Dysku Google. Dzięki temu możesz wygodnie przechowywać wszelkiego rodzaju pliki i udostępniać je współpracownikom, a każdy będzie miał do nich wygodny dostęp, niezależnie od miejsca wykonywania pracy zdalnej przez pracownika.
Narzędzia do raportowania czasu pracy, np. Clockify
Dzięki temu będziesz mógł w jasny sposób określić, ile i kto poświęca czasu na określone zadania. Współpracownicy mogą zaznaczyć, nad którym projektem akurat pracowali i w jakich godzinach, a ty dostajesz czytelny raport.
Narzędzia do wspólnej pracy nad projektem – lista przydatnych narzędzi pracy
Na pewno nie obędziesz się bez narzędzi pracy zdalnej, które pozwolą zespołowi współpracować nad tym samym projektem. W zależności od tego, nad czym Twój zespół pracuje, możesz użyć takich narzędzi pracy zdalnej:
Repozytoria, np. BitBucket – do kodu,
Dokumenty, prezentacje, arkusze kalkulacyjne w Google Workspace,
Google Meets/Zoom/Teams – do spotkań i udostępniania ekranu,
Narzędzia do screenów/nagrywania ekranu, np. Screenpresso – do pokazywania efektów prac, wszelkich zidentyfikowanych błędów itd.,
Miro – do burzy mózgów, mapowania,
Figma – do wszelkiego rodzaju prac związanych z projektowaniem.
To takie podstawy-podstaw narzędzi pracy w zespole zdalnym pracującym nad projektem IT. Dzięki nim mimo tego, że zespół nie przebywa ze sobą fizycznie, może wygodnie pracować wspólnie nad różnego rodzaju projektami. Ich zestaw będzie zależał oczywiście od tego, jaki jest rodzaj pracy wykonywanej przez Twój zespół.
Elastyczna praca zdalna… z zachowaniem granic
Praca zdalna to często duża elastyczność. Miejsce wykonywania pracy zdalnej przez pracownika może być różne, tak samo jak czas pracy zdalnej. To potrafi być zarówno błogosławieństwem, ale też przekleństwem. Pamiętaj, żeby dawać swoim współpracownikom swobodę ale jednocześnie jasno komunikować zasady wykonywania pracy zdalnej, takie jak niewykonywanie jej poza ustalonymi ramami czasowymi czy w nadgodzinach.
Dobrze jest edukować pracowników na temat dbania o higienę pracy i organizowania higienicznych warunków pracy zdalnej. Dzięki temu skorzystasz z zalet pracy zdalnej dbając jednocześnie o zmniejszenie ryzyka wypalenia oraz naruszenia zasad bezpieczeństwa i higieny pracy.
Wsparcie we wdrożeniu pracy zdalnej w zespole IT
Wdrożenie pracy zdalnej w firmie może być początkowo wyzwaniem dla osób, które są przyzwyczajone do przebywania w biurze. Powyższe zasady wykonywania pracy zdalnej i narzędzia to absolutne podstawy, które pomogą Ci rozpocząć współpracę w trybie zdalnym.
Jeżeli potrzebujesz wsparcia w wyzwaniach związanych z pracą zdalną i jej wdrożeniem w Twoim zespole IT – wypełnij poniższy formularz. Jako specjaliści współpracujący w trybie zdalnym już przed pandemią, chętnie przeanalizujemy Twój przypadek i doradzimy Ci, jak możesz wdrożyć pracę zdalną w swojej firmie.
Zapoznaj się z naszą usługą consultingu i audytu zespołów IT, w ramach której doradzamy, jak organizować skuteczną pracę zdalną zespołów IT.
