Na rynku rośnie ilość narzędzi i nowych rozwiązań do usprawniania wszelkiego rodzaju procesów w firmie – również procesów rekrutacyjnych. Jest to związane m. in. z rosnącą popularnością sztucznej inteligencji i chęcią automatyzacji – najlepiej – wszystkiego 🙂 Znalazłam sporo artykułów, gdzie mamy wypisaną całą masę narzędzi rekrutacyjnych. Osobiście, mimo, że „jestem w temacie”, sama się momentami gubię w ilości dostępnych opcji. Dlatego w dzisiejszym artykule chciałam przedstawić moim zdaniem najważniejsze narzędzia rekrutacyjne ułatwiające proces rekrutacji – takie optymalne minimum narzędzi, które warto rozważyć na początek, a już mogące zrobić ogromną różnicę. Taki zestaw narzędzi rekrutacyjnych wystarczy w przypadku niewymagających rekrutacji, aby nie generować dużych kosztów za złożone narzędzia rekrutacyjne, a jednocześnie zadbać o dobre doświadczenie kandydata oraz przyśpieszyć i ułatwić proces rekrutacyjny do Twojej firmy.
Komunikacja z kandydatami
Skrzynka dedykowana pod komunikację w sprawie rekrutacji (np. praca@[nazwafirmy].pl)
Dzięki temu odseparujesz tematy związane z rekrutacją od innych, np. związanych z mailami od potencjalnych klientów. Momentami może być tego naprawdę sporo – szczególnie jeżeli nie zdecydujesz się na skorzystanie z systemu śledzenia kandydatów, tzw. ATS. Wtedy wszystkie CV będą prawdopodobnie wędrowały na twoim mailu, każde w oddzielnej wiadomości. Poza tym kandydaci piszą zapytania: o praktyki, o status rekrutacji, o szerszy feedback… i tak dalej. Taka skrzynka to pierwsze „narzędzie”, które pozwala uniknąć bałaganu i nieco usprawnić cały proces rekrutacji.
Jeżeli jednak zdecydujesz się na użycie narzędzia HR – systemu ATS/do wysyłki masowych e-maili, przyda Ci się on również na tym etapie. Dzięki temu ustawisz go jako maila, z którego kandydaci będą dostawali wszelkie wiadomości w sprawie feedbacku, umówienia rozmowy itd., i na ten e-mail będą przychodzić ew. odpowiedzi.
Umawianie rozmów i przeprowadzanie rozmów online
Planowanie rozmów kwalifikacyjnych: np. Calendly, Harmonogramy Google
Kalendarze typu Calendly lub Harmonogramy Google to narzędzia rekrutacyjne ułatwiające umawianie spotkań. Dzięki temu zaoszczędzisz czas na wymianę [X] wiadomości z kandydatem zanim znajdziecie termin, który pasuje obu stronom. Kalendarz możesz zsynchronizować ze swoim kalendarzem, np. Google, dzięki czemu automatycznie zablokuje terminy w których masz zaplanowane spotkania. Możesz również manualnie ustawić:
w jakie dni i godziny chcesz, aby kandydaci się umawiali na rozmowy,
ile ma trwać jedno spotkanie rekrutacyjne,
jakie mają być „okienka” pomiędzy spotkaniami,
ile spotkań może być umówionych maksymalnie jednego dnia,
ile dni w przód kandydat ma możliwość umówić spotkanie rekrutacyjne,
możesz ustawić ten sam harmonogram co tydzień, ale też zmieniać go dla pojedynczych, wybranych dni, np. gdy masz akurat zaplanowany urlop lub jesteś krócej dostępny,
kandydat może dostać automatyczne przypomnienia przed spotkaniem,
możesz zadać dodatkowe pytania, na które kandydat odpowie w trakcie umawiania spotkania (np. jakiego stanowiska dotyczy Twoja aplikacja?),
możesz dodać tytuł i krótki opis/agendę spotkania.
Po umówieniu spotkania Ty i kandydat dostaniecie wiadomość z linkiem do spotkania online, które jednocześnie pojawi się w Twoim kalendarzu.
Szablon wiadomości z zaproszeniem na rozmowę kwalifikacyjną
Przygotuj gotową treść maila z zaproszeniem na rozmowę, który będzie zawierał link do wyżej wspomnianego kalendarza. W tym momencie wystarczy, że wyślesz go każdej osobie, z którą postanowisz odbyć rozmowę rekrutacyjną, a kandydat sam umówi spotkanie w dostępnym terminie.
Przykład:
Dzień Dobry,
Dziękujemy za chęć udziału w Naszym procesie rekrutacyjnym. Tym samym zapraszam Cię na krótką rozmowę online, która odbędzie się na platformie Google Meets 🙂
Porozmawiamy o obustronnych oczekiwaniach, zadam kilka dodatkowych pytań oraz opowiem więcej o [Firmie XYZ]. Dogodny termin można wybrać za pośrednictwem poniższego linka:
[LINK DO KALENDARZA]
Po potwierdzeniu wybranego terminu oraz wypełnieniu danych, na podany w formularzu adres e-mail powinna przyjść wiadomość z linkiem do spotkania. Jeżeli link nie dotarł – proszę o informację w mailu zwrotnym. W wiadomości znajduje się również link do zmiany terminu lub odwołania spotkania.
Do usłyszenia!
Oczywiście, ton wiadomości i treść dostosuj do swojego stylu komunikacji.
Tak wygląda kalendarz, który dostaje kandydat – użyłam Harmonogramów Google. Calendly wygląda bardzo podobnie.
Tak wyglądają przykładowe ustawienia spotkania w Calendly. Możesz ustawić miejsce/platformę, gdzie odbędzie się rozmowa kwalifikacyjna: wybraną platformę do spotkań audio i video lub spotkanie na miejscu.
Tak wygląda widok ustawiania harmonogramu spotkań na Calendly i widok kalendarza.
Platforma do spotkań audio & video: Zoom, Google Meets, Teams
Być może któreś z tych narzędzi już używasz do wideokonferencji w swojej firmie. Z naszego doświadczenia najbardziej przystępny jest Google Meets, szczególnie jeżeli używacie innych Google’owych rozwiązań w Twojej firmie, jako pakiet narzędzi biurowych. Generalnie każda z tych trzech opcji jest powszechnie znana i powinna spełnić swoją podstawową rolę jako narzędzia rekrutacyjne: czyli umożliwić spotkanie online z kamerką i mikrofonem. Calendly automatycznie utworzy link do spotkania na preferowanej przez Ciebie platformie po umówieniu rozmowy przez kandydata. Jeżeli używasz pakietu Google, to najlepiej użyć właśnie ich narzędzia, dzięki czemu nie będziesz musiał „skakać” pomiędzy kolejną aplikacją 😉
Proces weryfikacji umiejętności – zadanie rekrutacyjne
Są to narzędzia rekrutacyjne – platformy, które dają gotowe, kompleksowe rozwiązania do przeprowadzania zadań rekrutacyjnych. Jednak na sam początek zdecydowanie wystarczą Ci narzędzia, których prawdopodobnie i tak używasz na co dzień.
Pakiet Google Workspace
Jeżeli chcesz przygotować zadanie rekrutacyjne i wiedzieć, ile komuś zajęło jego wykonanie, wystarczy, że poprosisz o jego wykonanie w jednym z narzędzi Google’a – np. dokumencie, arkuszu kalkulacyjnym. Kandydat może Ci udostępnić uprawnienia Edytora, dzięki czemu będziesz mógł sprawdzić poszczególne etapy edycji zadania i jego wykonywania. Możesz też najzwyczajniej ustawić automatyczną wysyłkę jego treści o konkretnej godzinie poprzez e-mail i poprosić o odesłanie do konkretnej godziny. Na początek takie narzędzia rekrutacyjne zdecydowanie wystarczają.
Github lub inne repozytorium
Jeżeli chodzi o zadania programistyczne, wystarczy, że poprosisz o użycie repozytorium takiego jak Github. Możesz później sprawdzić ile komuś zajęło jego wykonanie i jak wyglądał proces. Najlepiej, żeby zadania programistyczne były przygotowywane i weryfikowane przez doświadczonego programistę.
Narzędzia rekrutacyjne do zarządzania kandydatami na każdym etapie i automatyzacji
Systemy ATS (Applicant Tracking System)
Przy większej ilości rekrutacji zarządzanie kandydatami na dane stanowisko przez samego e-maila może być bardzo uciążliwe. W tym miejscu na pomoc przychodzi system śledzenia kandydatów, czyli systemy ATS (Applicant Tracking System). Narzędzia HR typu ATS pozwalają oszczędzić masę czasu i zadbać o doświadczenie kandydata w trakcie procesu rekrutacji, m. in. ułatwiając wysyłanie feedbacku.
Co umożliwiają ci narzędzia HR typu ATS:
Tworzenie nowych rekrutacji z nazwą stanowiska,
Ustawianie etapów procesu rekrutacji i ich nazywanie,
Oceny kandydatów,
Przygotowywanie szablonów e-mail/SMS i ich zapisywanie do dalszego użytku,
Ustawianie automatyzacji e-mail/SMS na każdym etapie,
Publikowanie ofert pracy i osadzenie ich na swojej stronie lub publikowanie na popularnych portalach z ofertami pracy oraz zapisywanie szablonów ofert pracy,
Przygotowanie formularza aplikacyjnego pod Twoje potrzeby: możesz dodać dodatkowe pytania, np. o znajomość konkretnej technologii czy oczekiwania finansowe kandydatów,
Rzecz jasna przeglądanie CV i formularzy aplikacyjnych – system ATS tworzy profil każdego kandydata i zbiera w jednym miejscu wszystkie informacje:
CV,
o etapach, które przeszedł kandydat,
Twoje dodatkowe pliki, notatki,
o wysłanych automatycznie e-mailach,
imię, nazwisko, dane kontaktowe podane przy aplikowaniu,
oceny kandydatów wystawione przez poszczególnych użytkowników.
Pozwala Ci przeszukiwać bazę kandydatów na podstawie słów kluczowych – tutaj należy być ostrożnym, bo system może źle odczytać niektóre CV lub kandydat może nie zawrzeć słowa kluczowego mimo, że pasuje do danej roli.
To są najważniejsze funkcje, które bardzo ułatwiają życie i na początek wystarczają. Osobiście korzystamy z systemu ATS Traffit i posiada on wszystkie powyższe opcje, ale również inne, jak np. generowanie raportów z danymi, które pozwolą Ci weryfikować efektywność Twojej rekrutacji. Systemy ATS to skuteczne narzędzia rekrutacyjne, które są zdecydowanie warte rozważenia, ponieważ wnoszą ogromną wartość i dają szereg korzyści.
Podpisanie umowy online dla pracowników zdalnych
Narzędzia HR do podpisywania umów online (np. Autenti)
Możesz użyć narzędzia, które jest dedykowane pod przygotowywanie, wysyłanie i podpisywanie umów oraz zarządzanie nimi, m. in. dla działów HR. Dzięki temu umowy można podpisywać online, jednym kliknięciem. Na pewno może ułatwić to w pewnym stopniu proces, ale da się obyć i bez tego na początek 🙂
Długopis i skaner/Profil Zaufany 🙂
Jeżeli nie chcesz inwestować w narzędzie do podpisywania dokumentów dla działów HR, możesz posłużyć się podpisem ręcznym i wymianą skanów lub podpisem za pomocą Profilu Zaufanego, bez ponoszenia dodatkowych kosztów.
Jak wdrożyć narzędzia rekrutacyjne?
Podstawowy „pakiet” narzędzi rekrutacyjnych jest łatwy do wdrożenia i w większości składa się z powszechnie używanych programów i aplikacji. Sprawdzi się to na początek, jeżeli nie rekrutujesz często i nie chcesz dużo inwestować w narzędzia HR i systemy HR.
Niemniej, w przypadku, gdy masz większe potrzeby rekrutacyjne, a na Twoje ogłoszenia spływa wiele CV lub musisz przejść do pozyskiwania kandydatów aktywnie, na niszowe role, powyższe rozwiązania mogą nie wystarczyć. W takim wypadku możesz rozważyć wsparcie specjalistów HR, którzy zajmują się stricte rekrutacją i pomogą Ci poukładać cały proces zarządzania talentami, dobrać narzędzia oraz je wdrożyć w Twojej firmie, aby zadbać o skuteczność rekrutacji oraz dobre doświadczenia kandydatów.
Jeżeli potrzebujesz wsparcia w procesie rekrutacji w Twojej firmie i poszukujesz specjalistów IT, wypełnij poniższy formularz – nasza HR Business Partnerka oraz CEO doradzą Ci, jak możesz zorganizować proces rekrutacji w swojej firmie i jakich narzędzi użyć, aby nie ponosić ogromnych kosztów, jednocześnie osiągając zamierzone rezultaty.
Zapoznaj się z naszą usługą rekrutacji oraz budowania zespołów IT od podstaw.
