Onboarding Guidebook to w pełni darmowe narzędzie, które możesz stworzyć ze swoim zespołem. Raz przygotowany, będzie służył Ci latami, wymagając jedynie aktualizacji pojedynczych elementów, za każdym razem, gdy do firmy dołączy nowy pracownik. Onboarding Guidebook to kompendium wiedzy dla nowych członków zespołu, które pomoże szybko odnaleźć się nowemu pracownikowi w firmie.
Onboarding Guidebook to swoisty przewodnik dla nowych pracowników danej organizacji, który zawiera wszystkie kluczowe informacje potrzebne do zrozumienia działania firmy oraz swój szczegółowy zakres obowiązków, dostarczany przed pierwszym dniem pracy. To nie tylko dokument opisujący proces wdrożenia, ale także cenny zasób, który ułatwia adaptację w nowym środowisku pracy nowo zatrudnionej osoby. Przewodnik ten pomaga nowym osobom poczuć się pewnie już od pierwszego dnia i stopniowo zaznajamiać się z kulturą oraz procesami panującymi w firmie, dzięki czemu nowy pracownik czuje się dobrze zaopiekowany.
Opis historii firmy, jej misji, wizji oraz wartości. Ważne, aby nowy pracownik zrozumiał, do czego firma dąży i co jest dla niej najważniejsze.
Wyjaśnienie, jak wygląda struktura firmy – kto za co odpowiada, jakie są poszczególne działy i jak pracownicy mogą się ze sobą komunikować. Dzięki temu nowy pracownik wie, do kogo i z czym może się udać i szybko odnajdzie się w strukturze organizacyjnej.
Szczegółowy harmonogram pierwszych dni, tygodni, a nawet miesięcy pracy nowego pracownika. Powinien zawierać informacje o spotkaniach, szkoleniach, zadaniach oraz kluczowych celach do zrealizowania.
Wyjaśnienie podstawowych zasad obowiązujących w firmie, np. polityki dotyczącej urlopów, pracy zdalnej, dress code’u, zasad bezpieczeństwa oraz korzystania z firmowych narzędzi.
Informacje o systemach i narzędziach, z których korzysta firma i osoby na danym stanowisku, obsługę sprzętu firmowego. Jak się do nich logować, jak obsługiwać najważniejsze oprogramowanie i kogo pytać o pomoc techniczną.
Ważnym elementem jest opis kultury firmy – jakie są oczekiwania dotyczące współpracy, komunikacji oraz norm społecznych w zespole.
Lista osób, do których nowy pracownik może się zgłosić z pytaniami dotyczącymi różnych tematów (HR, sprawy techniczne, kadry, itd.).
Każda firma jest inna, dlatego ważne jest, aby guidebook był odzwierciedleniem jej unikalnej kultury i wartości. Dokument ten powinien być spersonalizowany i dostosowany do specyfiki branży oraz struktury organizacyjnej.
Unikaj zbytniej formalności. Postaw na jasny, przyjazny ton i prosty język, który sprawi, że nowy pracownik szybko i bez stresu odnajdzie się w nowym środowisku.
Zamiast tradycyjnego, statycznego PDF-a, możesz rozważyć interaktywną wersję online. Może ona zawierać linki do materiałów wideo, zasobów wewnętrznych oraz formularzy, które ułatwią proces onboardingu.
Świat biznesu się zmienia, podobnie jak zasady funkcjonowania firmy. Pamiętaj, aby regularnie aktualizować Onboarding Guidebook, aby zawsze zawierał najświeższe informacje.
Warto zapytać nowych pracowników, jak oceniają przygotowany guidebook i jakie mają sugestie na jego poprawę. Dzięki temu dokument będzie stale ewoluował i lepiej odpowiadał na potrzeby kolejnych osób.
Wprowadzenie Onboarding Guidebooku do procesu wdrożenia przynosi wiele korzyści zarówno firmie, jak i nowym pracownikom:
Dzięki jasnym i przystępnym informacjom, nowi pracownicy mogą szybciej zrozumieć funkcjonowanie firmy, co pozwala im szybciej osiągać pełną efektywność w pracy.
Onboarding Guidebook eliminuje wiele wątpliwości i niejasności, które mogą pojawić się na początku pracy, co znacząco obniża poziom stresu i niepewności.
Pracownicy, którzy od samego początku czują się odpowiednio wdrożeni, są bardziej zmotywowani i zaangażowani w życie firmy.
Onboarding Guidebook pomaga utrzymać spójność we wdrażaniu nowych pracowników, niezależnie od tego, kto odpowiada za ich wprowadzenie do firmy.
Pracownicy, którzy od początku czują się wspierani i mają dostęp do kluczowych informacji, rzadziej decydują się na opuszczenie firmy w pierwszych miesiącach pracy.
Szukasz inspiracji? Mam dla Ciebie przykłady kilku ciekawych dokumentów przygotowanych przez inne firmy, które są ogólnodostępne i kultowe w środowisku HRowym.
Handbook GitLab jest ogólnodostępnym kompendium wiedzy na temat wszelkich procesów, narzędzi, zasad itd. panujących w firmie. GitLab jest firmą stawiającą na asynchroniczność pracy i dużą samodzielność, dlatego dba o dobre dokumentowanie wszelkich informacji, żeby wyprzedzać potencjalne pytania. Ciężko znaleźć bardziej rozbudowany i kompleksowy Handbook - polecam się zapoznać :)
Valve w swoim Handbooku stawia przede wszystkim na przedstawienie swojej unikatowej kultury organizacyjnej. Zamiast skomplikowanych procesów, opowiada o swobodzie, którą dają swoim pracownikom oraz "jak się odnaleźć w tym chaosie" :)
Jeden z bardziej znanych w środowisku HRowym, przedstawiający kultową kulturę organizacyjną Netflixa.
Onboarding Guidebook ułatwia proces wdrożenia, minimalizuje stres nowego pracownika i pozwala na szybsze osiągnięcie pełnej produktywności. W efekcie przyczynia się do budowania zaangażowanego i lojalnego zespołu, który lepiej funkcjonuje w długim okresie. Warto zatem poświęcić czas i zasoby na jego stworzenie, by proces wdrażania nowych osób przebiegał sprawnie i zwiększyć jego efektywność po okresie wdrożeniowym.
Jeśli jeszcze nie masz własnego Onboarding Guidebooka w swojej organizacji – może warto pomyśleć o jego wdrożeniu?
.svg)
