Rozmowa rekrutacyjna to pierwszy kontakt potencjalnego Pracownika z Twoją firmą. Jest to etap sprawdzenia Kandydata przez Ciebie, ale też weryfikacji Twojej firmy przez potencjalnego Pracownika – Kandydat, który ma pozytywne doświadczenia z procesu rekrutacyjnego w Twojej firmie może się stać jej ambasadorem, nawet jeżeli nie podjęliście ze sobą współpracy. Z drugiej strony, źle zaopiekowany proces przeprowadzania rozmów może negatywnie wpływać na wizerunek Twojej firmy – dlatego tak ważne jest, aby zadbać o odpowiedni Candidate Experience na etapie rozmów rekrutacyjnych. Na tym etapie będziesz też podejmował decyzję, kogo zaangażujesz do kolejnych etapów – dlatego dobre przygotowanie pozwoli Ci wybrać najlepsze osoby do podjęcia potencjalnej współpracy. Zbudowanie Profilu Kandydata na początku procesu to już większa część sukcesu – posłuży Ci on na wcześniejszych etapach, i posłuży również podczas rozmów rekrutacyjnych. Dzięki niemu wiesz, czego dokładnie poszukujesz i o co pytać podczas rozmów oraz masz gotową checklistę, według której możesz odhaczać kompetencje Kandydata podczas rozmowy i zaplanować ich przebieg oraz pytania, które zadasz.

W tym poście opisuję przebieg rozmowy rekrutacyjnej uwzględniający najważniejsze kroki. Mam dla Ciebie również pro-tipy, które pozwolą Ci usprawnić cały proces, porady, czego powinieneś unikać przy przeprowadzaniu rozmów rekrutacyjnych oraz red flagi, na które powinieneś zwracać uwagę podczas rozmowy rekrutacyjnej. Przygotowałam również PRESCREENING FORM TEMPLATE, według którego możesz przeprowadzić rozmowę rekrutacyjną, z miejscem na notatki, dzięki czemu łatwo do niej wrócisz przy podejmowaniu decyzji o podjęciu współpracy. Jest w formie dokumentu, dzięki czemu możesz łatwo go edytować o ew. dodatkowe pytania specyficzne dla stanowiska, na które rekrutujesz, przed ewentualnym wydrukiem/dalszym użytkiem.

Otrzymaj bezpłatny PRESCREENING FORM:

Jak powinna przebiegać rozmowa rekrutacyjna? Krok po kroku

Przygotowania przed rozmową

1. Ustal termin i godzinę spotkania oraz jego przebieg

Pamiętaj, żeby Kandydat dostał na pewno link do spotkania lub dokładne informacje na temat miejsca odbycia rozmowy kwalifikacyjnej. Poinformuj go również, z kim będzie rozmawiał oraz na czym będzie polegało spotkanie rekrutacyjne i ile może potrwać. Rozdysponuj na spotkanie 30-60 minut.

2. Zapoznaj się z CV Kandydata i miej je przy sobie

Przed spotkaniem wróć do aplikacji Kandydata i miej je przy sobie w formie papierowej lub elektronicznej. Zastanów się, o co powinieneś zapytać poza ustalonymi z góry pytaniami i zaznacz ewentualne elementy co do których masz wątpliwości.

3. Przygotuj pytania ogólne jak i spersonalizowane

Oczywiście pytania powinny być w pewien sposób ustandaryzowane, żebyś mógł łatwiej porównywać Kandydatów na etapie oceny i dalszej selekcji. Zostaw jednak przestrzeń na rozmowę na tematy powiązane stricte z daną osobą i przygotuj pytania związane z jego aplikacją. Warto zachować pewien stopień swobody i dać Kandydatowi się przedstawić oraz opowiedzieć o sobie.

4. Przygotuj przestrzeń na notatki

Notatki posłużą Ci na dalszym etapie. Ciężko będzie Ci pamiętać detale każdej przeprowadzonej rozmowy kwalifikacyjnej, dlatego ważne jest, żeby odhaczać najważniejsze aspekty oraz chociaż hasłowo zapisywać rzeczy, które wydają Ci się szczególnie ważne.

Opowiedz o sobie i o firmie

1. Przedstaw się

Przede wszystkim przedstaw krótko kim Ty jesteś i jaka jest Twoja rola w firmie.

2. Przejdź na komunikację nieformalną

Szczególnie jeżeli w Twojej firmie cenicie sobie nieformalną komunikację, warto od samego początku zaproponować Kandydatowi przejście na „Ty”. Pozwala to zbudować od razu lepszą relację i podjąć bardziej koleżeńską rozmowę, dzięki czemu Kandydat poczuje się śmielej i chętniej opowie więcej o sobie.

3. Zapytaj, czy Kandydat wie coś o Twojej firmie

Dzięki temu pytaniu będziesz wiedział, czy Kandydat przeczytała coś na temat Twojej firmy oraz o czym powinieneś jeszcze jej opowiedzieć na początku rozmowy kwalifikacyjnej.

4. Opowiedz krótko o Twojej firmie

W zależności od tego, co Kandydat już wie z ogłoszenia lub własnego researchu, opowiedz krótko:

• Czy jesteście firmą produktową/projektową?
• Do jakiego projektu/projektów poszukujesz Pracowników?
• Jaką branżą się zajmujecie?
• Jaka jest wielkość waszej firmy i jej struktura?
• Ile lat jesteście na rynku?
• Jakich technologii, narzędzi i metodyk używacie?

5. Opowiedz krótko o stanowisku

Kandydat powinien już znać kluczowe informacje na temat danego stanowiska z oferty pracy, dlatego możesz jedynie rozwinąć takie informacje, jak:

• Jaki będzie rozmiar Zespołu do którego szukasz nowej osoby?
• Z kim będzie współpracował?
• Dlaczego poszukujesz nowej osoby na to stanowisko?

Pytania do Kandydata – od ogółu do szczegółu

Kandydaci będą bardziej lub mniej rozlegle opisywać projekty, nad którymi pracowali w swojej aplikacji. Jeżeli opisali pobieżnie swoje obowiązki i znane narzędzia, zacznij od bardziej ogólnego pytania o projekty nad którymi mieli okazję pracować i Zespoły w których współpracowali, a później pytaj o poszczególne aspekty – technologie, narzędzia, itd. Jeżeli Kandydat opisał rozlegle swoje doświadczenie, możesz przejść do pytań bardziej szczegółowych, żeby potwierdzić prawdziwość informacji, ale nie powielać tego samego.

Doświadczenie

Czyli najbardziej ogólne pytania o to, co Kandydat robił do tej pory.

• Opowiedz o jednym projekcie (ostatnim/Twoim zdaniem najciekawszym), nad którym pracowałeś.
• Opowiedz o najtrudniejszej sytuacji w projekcie, którym miałeś okazję zarządzać i jak ją rozwiązałeś? (Project Manager)
• Jakie działania, według Ciebie, należy podjąć przy rozpoczynaniu pracy nad nowym projektem IT? (Project Manager)
• Czy miałeś okazję zbierać wymagania biznesowe od klienta? W jaki sposób to wyglądało? (Project Manager)
• Na co powinno się zwracać uwagę prowadząc projekt IT, żeby zmaksymalizować szansę jego powodzenia? (Project Manager)
• Jakie metody wykorzystujesz na co dzień, zarządzając sobą jak i zespołem? (Project Manager)
• Czy pisałeś przypadki / scenariusze testowe? Jeśli tak, w jaki sposób? (Tester)
• W jaki sposób raportowałeś do tej pory realizację testów wybranej aplikacji? (Tester)
• Opowiedz o najtrudniejszym rozwiązaniu, które do tej pory testowałeś i dlaczego było wg. Ciebie najtrudniejsze? (Tester)
• Czy znasz dobre praktyki pisania kodu i wzorce projektowe? W jaki sposób stosowałeś(-aś) je w swojej codziennej pracy? (Programista)
• W jaki sposób organizujesz swoją codzienną pracę? Czy masz do tego ulubione narzędzia, metody?

Umiejętności – technologie, narzędzia

Pytania nakierowane na konkretne narzędzia, technologie i metodyki.

Czy i w jaki sposób miałeś okazję używać…., Jakie znasz…., Czy znasz…..:

PHP Developer:

• Frameworki PHP
• API
• Bazy danych
• Pisanie testów
• Code review
• Docker
• SOLID, KISS, DRY, YAGNI
• Wzorce projektowe
• Inne technologie

Tester:

• Postman
• Narzędzia do zarządzania projektami / raportowania testó,, np. Jira/Trello/Asana/inne
• Testy automatyczne
• Dokumentacja i narzędzia do jej zarządzaniem (np. Confluence)
• Inne technologie/narzędzia

Project Manager:

• Narzędzia do zarządzania projektami, np. Jira/Trello/Asana/inne
• Dokumentacja i narzędzia do jej zarządzaniem (np. Confluence)

Pytania sytuacyjne

Sytuacje, z którymi potencjalny Pracownik będzie miała do czynienia na tym stanowisku i jak sobie z nimi radzi. Przykładowo:

Project Manager:

• Opowiedz o najtrudniejszej sytuacji w projekcie, którym miałeś okazję zarządzać i jak ją rozwiązałeś?
• Jakie działania, według Ciebie, należy podjąć przy rozpoczynaniu pracy nad nowym projektem IT?
• Czy miałeś okazję zbierać wymagania biznesowe od klienta? W jaki sposób to wyglądało? (Doświadczenie “analityczne”)
• Na co powinno się zwracać uwagę prowadząc projekt IT, żeby zmaksymalizować szansę jego powodzenia?
• Jakie metody wykorzystujesz na co dzień, zarządzając sobą jak i zespołem?

Tester:

• Czy pisałeś przypadki / scenariusze testowe? Jeśli tak, w jaki sposób? 
• W jaki sposób raportował do tej pory realizację testów wybranej aplikacji? 
• Opowiedz o najtrudniejszym rozwiązaniu, które do tej pory testowałeś i dlaczego było wg. Ciebie najtrudniejsze?

Programista:

• Czy znasz dobre praktyki pisania kodu i wzorce projektowe? W jaki sposób stosowałeś(-aś) je w swojej codziennej pracy?

Uniwersalne

• W jaki sposób organizujesz swoją codzienną pracę? Czy masz do tego ulubione narzędzia, metody?

Oczekiwania, plany zawodowe i kwestie formalne

Czyli pytania na temat oczekiwań względem współpracy i kwestii formalnych.

• Dlaczego poszukujesz nowej współpracy?
• W jakim obszarze chciałbyś się najbardziej rozwijać? (Jakie stanowisko, technologie – np. fullstack/backend/frontend, Tech Lead, inne ścieżki na danym stanowisku)
• Czego oczekujesz od współpracy z Nami?
• Jaki tryb pracy preferujesz? (Zdalny, stacjonarny, hybrydowy)
• Wolisz pracować samodzielnie, czy w zespole?
• Jakie są Twoje oczekiwania finansowe (brutto, netto)?
• Jaką formę umowy preferujesz?
• Od kiedy możesz zacząć współpracę (czy obowiązuje Cię okres wypowiedzenia)?

Pytania kandydata

Pozostaw przestrzeń na pytania Kandydata.

• Czy masz jakieś pytania?

Dalsze etapy

Poinformuj Kandydata o dalszych etapach rekrutacji.

• Kiedy może się spodziewać informacji zwrotnej?
• Jakie są kolejne kroki? (zadanie, kolejna rozmowa?)
• W jakiej formie uzyska informację zwrotną? (telefonicznie, mailowo)
• Jeżeli dalszym etapem jest zadanie rekrutacyjne – zapytaj, czy Kandydat jest otwarty na wykonanie zadania?

Feedback

Osoby zaangażowane na tym etapie powinny zdecydowanie dostać choć krótką informację zwrotną, nawet jeżeli nie zapraszasz ich do kolejnego etapu. Możesz ułatwić sobie przesyłanie informacji zwrotnych za pomocą systemu ATS, ustawiając szablon wiadomości i wysyłać ją jednym kliknięciem. Dobrze jest podać choć krótko powód odrzucenia kandydatury danej osoby.

Pro-tipy

Calendly/inne narzędzie do umawiania spotkań zintegrowane z kalendarzem

Zdecydowanie ułatwi umawianie rozmowy kwalifikacyjnej Tobie i Kandydatom. Calendly lub inne podobne narzędzie integrujesz ze swoim kalendarzem a następnie generujesz link, za pomocą którego Kandydat może wybrać dogodny termin i umówić rozmowę. Jeżeli rozmowa odbywa się online, Kandydat dostanie automatycznie link do spotkania i pojawi się ono w Twoim kalendarzu. Normalny proces umawiania spotkań to często wymiana wielu wiadomości, co też zabiera sporo czasu.

ATS i automatyzacja wiadomości

ATS umożliwia zapisanie szablonów wiadomości i wysyłanie ich do Kandydata jednym kliknięciem. Możesz w ten sposób zapraszać Kandydatów na rozmowy, jak i wysyłać feedback. Jest to kolejna opcja oszczędzająca masę czasu.

Zapas czasu między spotkaniami

Pamiętaj, żeby między spotkaniami mieć zapas czasu, chociaż 15-minutowy. Dzięki temu będziesz mógł/mogła się przygotować do kolejnego spotkania i mieć ew. zapas na lekkie przedłużenie rozmowy.

Dobra atmosfera i szczerość

Rozmowa kwalifikacyjna jest stresująca. Nie warto budować dodatkowego napięcia zbyt formalną i napiętą atmosferą. Ponownie zachęcam do przejścia na „Ty” (jest to już standard na rozmowach kwalifikacyjnych) i budowania luźnej atmosfery. Nie obiecuj też na rozmowie rzeczy, które nie pokrywają się z rzeczywistością. Jeżeli widzisz, że Kandydat(ka) nie pasuje na to stanowisko i jest ku temu wyraźny powód, zakomunikuj to od razu i uzasadnij. Dzięki temu szanujesz wzajemny czas.

Czego NIE robić

Nie pytaj o detale odnośnie życia prywatnego (poglądy polityczne, dzieci, stan cywilny, orientację…)

Krótko mówiąc – nie tylko jest to nie na miejscu, ale też nielegalne 🙂 Skup się na rzeczach związanych stricte z pracą i danym stanowiskiem.

Nie zadawaj pytań typu „jakim typem chleba jesteś”

Takie pytania nie tylko niewiele wnoszą, ale też nie najlepiej wpływają na wizerunek – są raczej materiałem na memy.

Red flagi podczas rozmowy kwalifikacyjnej

Niepunktualność/zapomnienie o spotkaniu

Oczywiście niestawienie się na rozmowie może wynikać z różnych, losowych przyczyn. Jednak jeżeli Kandydat najzwyczajniej nie dopilnował kalendarza, może to być pewnym znakiem, że gorzej poradzi sobie z samoorganizacją w trakcie współpracy. Zwróć na to uwagę szczególnie w przypadku stanowisk, które wymagają wysokich umiejętności organizacji pracy własnej i dopilnowania terminów.

Utrudniona komunikacja

Szczególnie istotne w przypadku stanowisk “miękkich”, np. sprzedażowych/managerskich. Zwróć uwagę w jaki sposób Kandydat komunikuje się z Tobą od samego początku – zarówno pisemnie jak i face-to-face. Jeżeli Kandydat potencjalnie będzie dużo się komunikował za pośrednictwem maila/innych komunikatorów – powinien umieć pisać w sposób zrozumiały, w odpowiednim tonie oraz nie popełniać rażących błędów. Z kolei wymijający i ogólnikowy sposób odpowiadania na pytania może świadczyć o tym, że Kandydat nie posiada wiedzy/doświadczenia, które opisał w swoim CV.

Roszczeniowa/wyższościowa/lekceważąca postawa

Jeżeli Kandydat w taki sposób komunikuje się z osobą prowadzącą rozmowę, można się spodziewać, że w podobny sposób będzie się odnosić do innych współpracowników / klientów / itd. Nie każde stanowisko wymaga wysokich kompetencji interpersonalnych, ale nawet świetne doświadczenie nie powinno rekompensować skrajnie negatywnej postawy.

Brak “kontaktu wzrokowego” (przede wszystkim w trakcie rozmowy online)

Każda forma rekrutacji ma swoje plusy i minusy. Jasnym jest, że Kandydat w trakcie rozmowy online ma dostęp do pełnych zasobów internetu. Warto zwrócić uwagę, czy w trakcie odpowiadania na pytania Kandydat najzwyczajniej nie wspiera się internetem / innymi pomocami 🙂 

Podsumowanie

Gwarantuję, że jeżeli przejdziesz przez powyższe etapy, Twój proces rekrutacji będzie odpowiednio zaplanowany i skuteczny 🙂 Rekrutacja IT, wbrew ogólnej opinii, nie musi być skomplikowana.

Dla ułatwienia przygotowaliśmy dodatkowo gotowy szablon do notatek z rozmowy rekrutacyjnej, tzw. PRESCREENING FORM. To prosta tabela w formie dokumentu, żebyś mógł przed ew. wydrukiem dopisać najważniejsze rzeczy, o które warto zapytać kandydata na daną rolę (przykładowo najważniejsze technologie), ale też robić notatki bezpośrednio w nim. Zawarłam najważniejsze kategorie pytań i pytania, które powinieneś zadać na rozmowie, dzięki czemu dostajesz solidną bazę i możesz po kolei odhaczać to, o co już zapytałeś Kandydata.

Otrzymaj bezpłatny PRESCREENING FORM:

Jeżeli proces rekrutacji nadal wydaje Ci się zbyt czasochłonny / potrzebujesz Pracownika na teraz / rekrutacje pojawiają się u Ciebie regularnie, możesz rozważyć:

• Zatrudnienie Rekrutera in-house: najlepsze rozwiązanie, jeżeli rekrutacje pojawiają się często.
• Wsparcie agencji rekrutacyjnej / rekrutacja Pracowników w outsourcingu (RPO): najlepsze rozwiązanie, jeżeli nie masz czasu na planowanie i przeprowadzanie procesu rekrutacji i potrzebujesz regularnego wsparcia w przyszłych rekrutacjach / pojawiają się u Ciebie “falowo”.
• Skorzystanie z usługi outsourcingu / body leasingu: najlepsze rozwiązanie, jeżeli masz potrzeby “na wczoraj”.

Skorzystanie z usługi zewnętrznej to na pewno m. in. oszczędność czasu, szybszy proces rekrutacji i zaopiekowany Candidate Experience / Employer Branding.

Jeśli szukasz wsparcia w przeprowadzeniu rekrutacji Pracowników IT, umów bezpłatną konsultację z Naszym CEO i HR Managerką, podczas której doradzimy m. in. jak powinna wyglądać rozmowa rekrutacyjna z Kandydatami w Twojej firmie. 

Wypełnij formularz – skontaktujemy się z Tobą:

Dowiedz się więcej na temat Naszej usługi rekrutacji: REKRUTACJA SPECJALISTÓW IT